Когда есть встречная задолженность, можно относительно спокойно отгружать продукцию без предоплаты, без обеспечения и прочих подстраховочных вариантов. Если есть кредиторская задолженность и возникает дебиторская задолженность, всегда возможно перекрыть их путем взаимозачета.
3. Встречная задолженность (кредиторская)
Если появляется новый клиент, в котором компания пока еще не уверена, то срок имеет смысл пересмотреть в сторону уменьшения. Проблемному клиенту срок нужно устанавливать либо минимальный, либо вообще настаивать на предоплате.
3. Мотивация сотрудников
Сразу нужно сказать, что универсальных методов контроля дебиторской задолженности не существует. Все очень специфично, и многое зависит от деятельности предприятия, его масштаба, сумм, которые проходят, клиентов, рынка, на котором предприятие работает. Приходится учитывать слишком много факторов. Тем не менее можно ориентироваться на несколько важных критериев.
Совсем недавно менеджеры использовали любые средства в борьбе за увеличение объема продаж. В кризис приходится больше заботиться о безопасности предприятия, его платежеспособности, поддержании текущей ликвидности.
1. Анализ структуры ДЗ (дебиторской задолженности)
Для того чтобы минимизировать риски, связанные с дебиторской задолженностью, фирме необходимо постоянно держать ее под контролем. Но превентивные меры (оценка контрагентов, работа с авансами, страхование задолженности и др.) далеко не всегда позволяют уберечься от «повиснувшей» дебиторки.
2. Выбор ответственных лиц (отдел) за работу с ДЗ в рамках компании
С установленной периодичностью специалисты компании должны анализировать дебиторскую задолженность по персональному списку контрагентов, срокам образования и размерам; контролировать расчеты по отсроченной или просроченной задолженности, оценивать реальность наличия дебиторской задолженности; определять приемы и способы ускорения востребования долгов и уменьшения безнадежных долгов.
В первую очередь, должников уведомляют о необходимости погасить задолженность, и по обратной связи должники разделяются на готовых погасить долг в ближайшее время, имеющих финансовые проблемы и не выходящих на связь вообще. Далее наиболее проблемные и безнадежные долги просуживаются, после чего производится работа по возврату задолженности с небольшими просрочками (до трех месяцев). Мотивация к возврату долга создается путем списания штрафных процентов, программ лояльности и реструктуризации крупных долгов, по которым ведется индивидуальная работа.
Также важно оптимизировать мелкие клиентские долги за приобретенные товары или услуги фирмы путем стимулирования предоплаты и введения мер, исключающих невнесение средств – например, разделение оказываемой услуги на несколько составляющих, последняя из которых оказывается только после внесения полной суммы оплаты.
Улучшение структуры задолженности
Оптимизация структуры дебиторской задолженности включает в себя комплекс мер, позволяющих максимально уменьшить сроки и риски невозврата долгов. Если в компании значительная доля среднесрочных дебиторских нематериальных обязательств (например, невыполненных работ), то следует изменить правила взаимодействия с привлекаемыми подрядчиками, например, уменьшить размер авансов или перейти на постоплату.
Дебиторская задолженность представляет собой сумму долгов компаний и частных клиентов перед рассматриваемой организацией. Возникает она при поступлении товаров (предоставлении услуг) клиенту, но только при частичной оплате или ее полном отсутствии со стороны покупателя.
Сфера применения
Одним из активов предприятия считается дебиторская задолженность. При этом для повышения эффективности функционирования компании показатели данной задолженности рекомендуется минимизировать. Перед рассмотрением мер по снижению дебиторской задолженности стоит дать определение и рассмотреть сам смысл такого актива.
Факторы, влияющие на уровень дебиторской задолженности
Сроки погашения и размер такого показателя могут быть достаточно разными. При этом гарантией оплаты является непосредственно роспись должника на документах, подтверждающих получение товара или услуги. Несмотря на то, что дебиторская задолженность является совокупностью долгов перед фирмой, ее относят к активам, поскольку рассматривают в качестве ожидаемого получения финансовых средств.
Помимо формализации целей управления дебиторской задолженностью в кредитной политике следует определить задачи, решение которых позволит достичь целевых значений (например, выход на новые рынки сбыта, завоевание большей доли существующего рынка, формирование репутации, минимизация стоимости кредитных ресурсов). Каждая сформулированная задача должна иметь количественное измерение и сроки выполнения.
Личный опытАнтон Ходарев У нас не возникает проблем с распределением поступающих платежей. На каждую отгрузку мы заключаем дополнительное соглашение к договору поставки и требуем от клиентов указания в платежном поручении его номера и даты. Но для рамочных договоров, когда дополнительные соглашения не заключаются и поставляется продукция одного наименования, применение метода ФИФО при соотнесении выставленных счетов и поступивших платежей оправданно. Определив критический срок оплаты и принципы соотнесения поступающих платежей и выставленных счетов, несложно понять, какова доля просроченной дебиторской задолженности и на сколько дней она просрочена. На основании этих данных можно оценить рост затрат, связанный с незапланированным отвлечением средств из оборота компании (стоимость привлечения средств), а также обосновать размер пеней, закладываемых в договор.
Порядок соотнесения поступивших платежей с выставленными счетами
Личный опытАнтон Ходарев, финансовый директор компании «Русский уголь» (Москва) Можно порекомендовать при управлении дебиторской задолженностью также учитывать данные о компаниях, имеющих задолженность перед вашим дебитором. Зачастую оказывается, что можно провести взаимозачет и погасить свои кредиторские обязательства под дебиторскую задолженность. В нашей компании такими взаимозачетами погашается порядка 5—6% текущей дебиторской задолженности. В большинстве случаев такая информация может быть получена путем доработки настроек системы бухгалтерского учета. Но прежде чем приступать к доработке типовых установок бухгалтерских программ, следует определить принципы контроля сроков исполнения обязательств компаниями-дебиторами.
- проверять репутацию партнеров;
- внедрить кредитный рейтинг контрагентов;
- документально оформлять договоренности;
- собирать контактные данные клиентов для эффективной коммуникации;
- регулярно проводить мониторинг платежей и контроль исполнения обязательств;
- заранее напоминать контрагентам о сроке оплаты.
Сознательные контрагенты, у которых возникли временные финансовые трудности, обычно идут на контакт и пытаются договориться об отсрочки платежа. Соглашаться на это или нет, зависит от конкретной ситуации. Переговоры – это один из этапов работы с дебиторской задолженностью и провести их нужно. Важно перед их проведением подготовиться – собрать данные о должнике и разработать стратегию ведения переговоров.
Телефонные звонки, отправка писем
Звонить контрагенту необходимо не только тогда, когда он просрочил платеж. Хороший результат дает профилактика. Напомните партнеру, что через несколько дней наступает дата, когда нужно рассчитаться за товары или услуги. Во многих случаях напоминание о близком сроке платежа работает. Если же платеж просрочен, телефонный звонок – это самый простой метод «давления» на должника. Важно правильно наладить процесс: