Принимая во внимание специфику условий, порядка и оснований заключения договоров найма специализированных жилых помещений, объекты бухгалтерского учета, возникающие по указанным договорам, не относятся к объектам учета аренды в рамках положений СГС «Аренда». Соответствующие разъяснения Минфин России давал еще в начале года.
Одно из главных условий договора найма комнат в общежитии или служебного жилья – внесение платы за пользование помещением и его содержание. В частности, сотрудник, проживающий, например, в общежитии образовательной организации, на основании такого договора, обязан вносить плату за наем и возмещать учреждению расходы по оплате коммунальных услуг.
Исходя из выше изложенного, а так же принимая во внимание тот факт, что в локальном нормативном акте Общества, регламентирующем учет расходов по служебным командировкам не оговорено условие возмещения расходов, в случае не предоставления документов возможны 2 варианта:
Аналогичная позиция изложена в письмах Минфина[2] и УФНС по г. Москве. Судебная практика по данному вопросу отсутствует, найдено одно Постановление[3], в котором судьи пришли к выводу о том, что Общество вправе не облагать НДФЛ компенсационные выплаты по неподтвержденным документами расходам по найму жилого помещения, однако данные расходы не учитываются при исчислении налога на прибыль.
В связи с вступлением в действие Федерального закона от 28.06.2022 N 188-ФЗ [5] , которым внесены изменения в ч.2 ст.9 Закона N 212-ФЗ, не подтвержденные документально расходы по найму жилья командированному сотруднику с 01.01.2022 года облагаются страховыми взносами в полном размере.
Минфин России в письме от 28 апреля 2022 г. № 02-05-10/24913 разъяснил порядок применения КОСГУ в отношении расходов на возмещение работникам, направляемым в служебные командировки, затрат на наем жилых помещений и уплату страховых взносов.
Так, начиная с бюджетов на 2022 год (на 2022 год и на плановый период 2022 и 2022 годов) возмещение работникам расходов, связанных со служебными командировками, в том числе расходов на наем жилых помещений, подлежит отражению в бюджетном учете по подстатье 212 «Прочие выплаты» КОСГУ, а расходы на уплату страховых взносов, начисленных на эти выплаты, — по подстатье 213 «Начисления на выплаты по оплате труда» КОСГУ.
До принятия Федерального закона от 29 мая 2002 года № 57-ФЗ «О внесении изменений и дополнений в часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации и в отдельные законодательные акты Российской Федерации» текст пункта 7 статьи 171 содержал норму, позволяющую по командировочным расходам определять сумму НДС, принимаемую к вычету, расчетным путем по ставке 16,67%. Поправки, внесенные указанным законом, убрали эту норму и теперь налоговое законодательство не позволяет определять суммы налога расчетным путем.
Материалы подготовлены группой консультантов-методологов ЗАО
В бланках строгой отчетности, подтверждающих фактическую уплату суммы налога по услугам гостиниц, по услугам по пользованию в поездах постельными принадлежностями (не включенными в стоимость проездного документа), в проездном документе (билете), выделение отдельной строкой соответствующей суммы налога является обязательным условием для обоснования права на вычет.*
Право гостиниц на применение счетов (форма 3-Г, 3-№Г) без использования ККМ гарантировано пунктом 2 статьи 2 Федерального Закона от 22.05.2003г «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт»*
Корректировочный расчет суточных (в случае, если командировка была короче или продолжительнее, чем было запланировано) бухгалтер при проверке авансового отчета проводит на основании билетов на проезд, из которых он берет дату отъезда и дату возвращения. Днем выезда считается текущий день, если время отправления в билетах — до 24:00 включительно, и следующий — с 00:00.
Еще один нюанс. По мнению Минфина, ИП без работников на упрощенке не может учитывать расходы на собственные поездки. Аргументирует такую позицию ведомство следующим образом: командировка — это поездка сотрудника по распоряжению работодателя. А у ИП работодатель отсутствует, равно как и он сам не может являться своим сотрудником (письма Минфина от 26.02.2022 № 03-11-11/11722, от 05.07.2013 № 03-11-11/166). Суды же с такими выводами, как правило, не согласны (постановление ФАС ДВО от 22.08.2011 по делу № А73-9729/2010).
Командировочные расходы при УСН «доходы минус расходы»
- Добавляются дополнительные траты на оформление визы, заграничного паспорта, консульские и другие сборы, необходимые для выезда за границу (подп. 12 ст. 264 НК).
- Лимит суточных, необлагаемых НДФЛ и взносами при командировке в другую страну, равен 2 500 руб.
- При поездке за границу время для расчета суточных определяется по проездным документам, а в случае их отсутствия по проездным документам или по подтверждающим документам принимающей стороны (п.7 положения о командировках №749).
- Первичные документы, оформленные на иностранном языке, должны быть переведены на русский (п. 9 Положения по бухучету, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н).
- предоставление жилья сотруднику должно быть предусмотрено трудовым договором;
- сумма арендной платы, как доход в натуральной форме, должна являться составной частью заработной платы сотрудника.
Аренда жилья для работников
3 ст. 217 НК РФ), ни под страховые взносы (п. 2 ст. 422 НК РФ, п. 2 ст. 20.2 закона «Об обязательном социальном страховании…» от 24.07.1998 № 125-ФЗ). При отсутствии документов, подтверждающих такие расходы, от НДФЛ будут освобождены суммы, не превышающие в сутки:
Компенсация за аренду и найм жилья сотрудникам в российских компаниях в 2022
В любом случае, информация касательно обустройства нового работника должна быть прописана в трудовом договоре или в других внутренних документах.Читайте также статью ⇒ ““.Если компенсация аренды жилья имеет место, то возможны два варианта осуществления возмещения:
Новые правила возмещения следует применять в отношении работников, выбывших в командировку с 07.09.2022. Изменения в возмещении расходов работников при их командировании как по Республике Беларусь, так и за границу затронули в том числе следующие вопросы.
- в случае привлечения к работе в выходные или нерабочие праздничные дни оплатить такую работу в порядке, установленном трудовым законодательством;
- возместить в установленном порядке связанные с командировкой расходы по проезду, найму жилого помещения, выплатить суточные, а также компенсировать иные расходы, произведенные с разрешения или с ведома руководителя учреждения.
- сохранить за работником место работы (должность);
- выплатить работнику средний заработок за время нахождения в командировке (включая дни пути);
Командировка по-новому: парадоксы сумм возмещения по найму жилья
Законодательство устанавливает обязательство работодателя выплачивать убытки, понесенные в связи с оплатой гостиницы в командировке. Но, кроме такого положения, компания может самостоятельно разрабатывать и принимать внутренние правовые акты, регламентирующие порядок возмещения расходов.Основными положениями, делающими возможным оплату проживания в командировке являются:
С 6 октября 2022 года изменится порядок возмещения расходов по найму жилья при служебных командировках в пределах Беларуси и за границу. С этой даты вступит в силу постановление Совета Министров Республики Беларусь от 22 сентября 2022 г. № 550 «Об изменении постановления Совета Министров Республики Беларусь от 19 марта 2022 г. № 176», комментарий к которому опубликован на интернет-портале Минтруда и соцзащиты.
Иные организации, не относящиеся к бюджетным организациям, а также индивидуальные предприниматели наделяются правом самостоятельно принимать решение, каким образом производить возмещение расходов по найму жилого помещения: с подтверждающими документами либо без них.
Согласно действующим нормам Положения в случае временной остановки в пути следования возмещение расходов по найму жилого помещения производится только посредством выданной корпоративной дебетовой карточки.
- учетной в Отразить политике для целей бухгалтерского и учета налогового организаций возможность перечисления безналичных средств денежных на выдачу подотчетных сумм с использованием реквизитов любых сотрудников.
- Четко указывать назначение именно платежа как «перечисление подотчетных средств» и своей на настаивать позиции, в случае, если обслуживающий попытается банк изменить назначение платежа.
- Своевременно и в объеме полном вести учет авансовых отчетов и нему к приложенных подтверждающих документов.
ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ КОМАНДИРОВОЧНЫХ ПОДТВЕРЖДЕНИЕ РАСХОДОВ. ОТЧЕТ о КОМАНДИРОВКЕ.
Аналогично день определяется приезда работника на место постоянной Вопрос. работы о явке работника на работу в день командировку в выезда и в день приезда из командировки решается по работодателем с договоренности.
ОПЛАТА СОТРУДНИКУ РАСХОДОВ, СЛУЖЕБНОЙ СО СВЯЗАННЫХ ПОЕЗДКОЙ. ВЫПЛАТА СУТОЧНЫХ
поручения этом, днем выезда в командировку дата считается отправления: поезда, самолета, автобуса, транспортного другого средства от места постоянной работы днем, а командированного приезда из командировки — дата прибытия транспортного указанного средства в место постоянной работы.
Правительство РФ издало Постановление от 13.10.2008 N 749, которым утверждено Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (далее — Положение N 749). Пунктом 11 названного Положения предусмотрено, что работнику возмещаются расходы по проезду, найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) , а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации. Кроме этого, уточнено, что размеры возмещения расходов, связанных с командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. Следует отметить, что ст. 168 ТК РФ установлено, что в коллективном договоре/локальном акте, помимо размеров, связанных с командировками, определяется и порядок их возмещения.
Документальные расходы по найму жилья
В целях правильного применения указанной нормы бухгалтерам необходимо строго отслеживать, какие расходы возмещаются работнику по документам, подтверждающим проживание: в квитанции об оплате проживания четко должна быть обозначена цель расходов — за проживание/наем жилого помещения. В данном случае база для налогообложения отсутствует.
Расходы по найму жилья без подтверждающих документов
См. Постановление ФАС СЗО от 08.10.2003 N А05-3238/03-166/11.
Судьи ФАС ПО в Постановлении от 08.06.2006 N А65-35811/2005-СА2-41 отметили, что по пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ подлежат возмещению, в частности, расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, в номере, за пользование рекреационно-оздоровительными объектами).
Утверждены Постановлением Правительства РФ от 25.04.1997 N 490 «Об утверждении Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации».
Не признаются командировками поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или носит разъездной характер, если соответствующие условия зафиксированы в должностных инструкциях либо в трудовых договорах, заключенных с ними.
2.4. Фактическое время пребывания работника (работников) в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки, включая выходные и праздничные дни, приходящиеся на время командировки.
5.4. Суточные выплачиваются за каждый день нахождения работника в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. Размер суточных в день при командировках на территории РФ составляет 700 руб. Работникам, выехавшим в командировку и возвратившимся из нее в тот же день, суточные не выплачиваются, оплата проезда производится на основаниях, указанных в п. 5.2 настоящего Положения.
Суд дал разрешение компаниям предоставлять суточные работнику, если он находился в командировку меньше одного дня, поскольку это выступает компенсацией его затрат. При этом, согласно закону, расходы специалиста, проживание и проезд не влияют на суточные. На сегодняшний день не определен лимит по суточным.
Командировка: расходы по найму жилья
Поэтому предприятия вправе устанавливать свою сумму, согласовав ее во внутренней документации компании. Небольшие фирмы зачастую устанавливают суточные в размере нескольких сот рублями, поскольку этот размер обложен НДФЛ.
Размеры суточных расходов по найму жилого помещения при заграничных командировках
Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней:
авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой;
Наряду с этим правила применения КВР в отношении расходов, связанных с командированием сотрудников, с 01.01.2022 не поменяются. Согласно Порядку № 132н расходы, связанные со служебными командировками, как и до указанной даты, будут производиться в отношении:
Расходы на проезд к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы транспортом общего пользования (соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта), если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы
Прежним останется и порядок отражения расходов в рамках заключенных учреждением договоров (контрактов) по приобретению проездных билетов и оплате найма жилых помещений в служебных командировках – применяется КВР 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг» в увязке с подстатьями 222 «Транспортные услуги» и 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ соответственно.
- счет из гостиницы. Чек об оплате услуг надо предоставлять обязательно, именно этот документ подтверждает поступление средств в кассу или на счет. В счете надо обязательно указать реквизиты отеля полностью, фамилию, имя и отчество проживающего, стоимость номера, время заселения и выселения. Печать и подпись на таком бланке обязательны. Дополнительные услуги, оказанные отелем, также могут быть оплачены, кроме расходов на обслуживание в ресторане или баре, доставку в номер, пользование оздоровительными объектами и тому подобных трат, которые вряд ли руководитель признает необходимыми, если это не оговорено заранее. Так, командировочный может купить дорогие продукты из мини-бара, например, но только за свой счет;
- договор об аренде квартиры, акт об оказании услуг и расписка;
- в случае предоставления служебной квартиры, как правило, средства перечисляются работодателем в безналичной форме.
Если работник в командировке живет в гостинице, работодателю предоставляется договор на оказание гостиничных услуг, заключенный работником с гостиницей по месту командирования, который должен содержать информацию, предусмотренную п. 20 Правил предоставления гостиничных услуг в РФ, утв. постановлением Правительства РФ от 09.10.2022 N 1085.
Оплата проживания без подтверждения
Если проживание в командировке превысило максимально установленную норму, ему могут быть компенсированы затраты, но с суммы превышения такой стоимости будет удержан налог на полученные доходы в размере 13%.
При осуществлении оплаты номера, в котором проживал работник, гостиница должна выдать кассовый чек или иной документ, оформленный на бланке строгой отчетности (например приходный кассовый ордер), который и будет подтверждать расходы на проживание в командировке. Данное правило предусмотрено абз. 3 п.
Если стоимость проживания составляет более установленного размера, то работник имеет право также получить полное возмещение своих затрат, но в таком случае важно принять к сведению, что бухгалтерия вычтет из данной суммы налог в размере 13%.
Какие нюансы существуют?
- в командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем;
- поездка сотрудника, направляемого по распоряжению руководителя или уполномоченного им лица в обособленное подразделение командирующего учреждения (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также считается командировкой;
- местом постоянной работы является место расположения учреждения (его обособленного структурного подразделения), работа в котором обусловлена трудовым договором.