Очевидно, что план поставок не может быть исполнен с абсолютной точностью. Отклонение фактической даты поставки от планируемой может иметь место по разным причинам, связанным с надежностью поставщиков и транспортных компаний. Однако в любом случае работа склада будет более равномерной, и ресурсы склада будут использоваться более эффективно.
Подготовка склада к приемке
Зачастую, так называемая первичная приемка, которая заключается в пересчете грузовых мест и осмотре внешнего вида упаковки, производится одновременно с разгрузкой товаров. После завершения разгрузки, кладовщик, ответственный за приемку, в большинстве случаев уже обладает достаточной информацией для оформления товаросопроводительных документов.
Разгрузка транспортных средств
Перед непосредственной разгрузкой транспортного средства кладовщик ответственный за приемку, проверяет наличие на транспортных средствах или на контейнерах пломб отправителя или пункта отправления, исправность пломб, оттиски на них, состояние самого транспортного средства, исправность тары. В случае обнаружения нарушений, а также отсутствия или неисправности пломб, составляется акт об осмотре состояния транспортных средств, либо делается отметка в товаротранспортной накладной. В некоторых компаниях практикуется фото- или видеосъемка транспортных средств и груза. Такая наглядная информация может существенно облегчить процесс согласования результатов приемки с поставщиком или транспортной компанией.
Оформляется возвратная ТОРГ-12 также в двух экземплярах, в графе «Основание» надо написать: «Возврат некачественного товара». Все реквизиты указываются из договора и приходной накладной, по которой изначально приехал брак.
Закупки и возвраты удобно оформлять в МоемСкладе. У нас можно вести учет товара, заполнять все нужные документы и печатать их, работать с базой контрагентов, планировать состояние склада. Наш сервис легко освоить, есть простые видеоинструкции. Зарегистрируйтесь и попробуйте прямо сейчас: это бесплатно!
21 января 2022
Какими документами оформляется возврат товара поставщику? Все решает конкретная ситуация. Документальное оформление возврата товара поставщику главным образом зависит от того, перешло ли право собственности на поставляемые товарно-материальные ценности от продавца к покупателю или еще нет. Если не перешло, то это самый простой сценарий.
- если покупатель не получил полную информацию о характеристиках товара;
- поставщик не отгрузил нужное количество. В этом случае покупатель может отказаться от всей партии;
- товар не полностью укомплектован;
- поставщик регулярно нарушает сроки поставки;
- качество не соответствует условиям договора;
- продукцию отгрузили без упаковки или тары.
Первичные учетные документы на возврат товара поставщику
Отметим, что на практике часто используется другой вариант, а именно осуществляется допоставка качественного товара в другое время, но без бумажной волокиты. То есть организация-покупатель принимает всю поставку, подписывая приходную накладную без корректировок. А поставщик доставляет недостающий качественный товар несколько позже. Это распространенный случай, когда у покупателя налажены доверительные взаимоотношения с поставщиком.
Возврат некачественного товара поставщику при обнаружении брака непосредственно при приемке товара
Чтобы начать процедуру документированного возврата бракованного товара, надо организации-покупателю при представителе поставщика или транспортной компании заполнить Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей по форме ТОРГ-2. Данный акт подтверждает неликвидность товара и является основанием для написания претензии к поставщику.
На данной странице вы виде форму заказа, на основании которого происходит возврат товара на склад, его номер, дату и другие реквизиты. Внизу, под таблицей, расположено поле ввода информации о штрих коде возвращаемого товара. Для возврата товара вам необходимо:
Ввод информации о заказе, на основании которого осуществляется приемка (возврат) товара на склад — номер заказа
- При отсутствии расхождений: а) распечатывается Приходная накладная; б) данные о приемке заносятся в карточку количественно-стоимостного учета каждой позиции (Типовая форма ТОРГ-28); в) заполняется журнал поступления ТМЦ (Типовая форма ТОРГ-18)
- При нахождении расхождений по количеству, сорту, наименованию: а) составляется Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке ТМЦ (форма ТОРГ — 2)
Оформление приемки (возврата товара)
После того, как вы ввели ВСЕ наименования принимаемых товаров согласно заказа, на основании которого осуществляется приемка товаров на склад, необходимо нажать на кнопку “Оформить” ( находится в правом верхнем углу страницы)
Если при экспертизе товара выявлены нарушения, необходимо составить акт выявленных нарушений. После того, как вы направили решение об одностороннем отказе от исполнения контракта поставщику, его нужно разместить в ЕИС.
На этапе первичной приемки на накладной нужно ставить необходимые отметки обо всех подозрительных моментах, которые были обнаружены. Часто в накладной не указывается номер партии поставленного товара либо его полная номенклатура и нет прямого подтверждения того, что, например, труба поставлялась вместе с конкретными накладной, паспортом качества и сертификатом соответствия.
Как составляется претензионное письмо
В этих документах должны быть указаны корректные замечания к качеству или количеству товара и предложены способы урегулирования проблемы. После того, как в акте по форме ТОРГ-2 или другом документе было установлено количество товара, которое не соответствует требованиям договора, покупатель составляет и направляет претензионное письмо на имя поставщика. В письме нужно перечислить, по каким товарам есть претензии к качеству и количеству и что должен сделать поставщик для устранения этих недостатков.
На оптовую базу приезжает автотранспорт, который необходимо разгрузить и распределить коробки по складам. За всеми операциями следит материально ответственное лицо. В его задачу входит проверка на качество и количество, выбраковка испорченного по срокам продукта (скоропортящийся). Число кладовщиков зависит от объема поставляемой продукции и размеров оптовой базы. В небольших организациях, как правило, работает один человек.
Правила прописываются в договоре и их количество зависит от места разгрузки, от вида транспортного средства и от габаритов привезенного груза. Для каждой компании перечень составляется индивидуально, но обобщенный реестр выглядит так:
Как принимать товар: законодательное регулирование и цели
В первую очередь, следует подготовить стеллажи и полки на складе. Для этого потребуется время, поэтому обе стороны договариваются заранее, когда привезут груз. Обычно хватает полчаса для освобождения зоны от ненужных вещей и выбора свободного временного периода. Чтобы не путать уже размещенный багаж от новопривезенного, работникам следует:
- составить уведомление о возвращении излишка;
- принять весь товар и договориться о получении скидки;
- самостоятельно решить вопрос о продаже лишнего количества, учитывая расходы на поиск покупателя и отгрузку продукции;
- вернуть продукцию поставщику, если это условие указано в договоре.
Правила приемки продовольственных товаров и скоропортящейся продукции предполагают определенные сроки проверки, которые должны быть также указаны в договоре приемки. Необходимо соблюдать следующие сроки:
Общие правила приемки товара
После получения от покупателя документов о недостатке товара, излишнем количестве или его ненадлежащем качестве направить своего представителя с документами, подтверждающими личность и полномочия, для урегулирования проблем и составления соответствующей документации.
Инструкции применяются во всех случаях, когда стандартами, техническими условиями, иными обязательными правилами не установлен другой порядок приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству, по качеству и комплектности, а также приемки тары. В договорах поставки могут быть предусмотрены особенности приемки соответствующих видов продукции и товаров.
Взаимодействие участников процесса приемки
-дата прибытия продукции на станцию (пристань, порт) назначения, время выдачи груза органом транспорта, время вскрытия вагона, контейнера, автофургона и других опломбированных транспортных средств, время доставки продукции на склад получателя;
Проектирование процесса приемки
-фамилия, инициалы лиц, принимавших участие в приемке продукции по качеству и в составлении акта, место их работы, занимаемые ими должности, дата и номер документа о полномочиях представителя на участие в проверке продукции по качеству и комплектности, а также указание о том, что эти лица ознакомлены с правилами приемки продукции по качеству;
- проверить реквизиты поставщика;
- сравнить стоимость;
- пересчитать и осмотреть тару;
- узнать температурный режим, который соблюдался при перевозке скоропортящихся товаров;
- проверить обязательную маркировку;
- провести вскрытие случайных коробок;
- при обнаружении несоответствий обязательно остановить приемку и провести повторный пересчет и взвешивание;
- по завершению приемки товаров, сотрудник должен поставить подпись, печать и дату на всей сопроводительной документации;
- Внести штрихкоды в базу;
- Распределить товары на складе.
Сроки приема товаров
Большой процент приемки товаров организован так, что все делается собственными силами и обнаружение ошибок в накладных встречаются часто. После передачи документов в бухгалтерию, поставщику сообщают о наличии несоответствий и он в свою очередь отправляет документы с исправлениями. В ситуациях, когда возник спорный вопрос, переговоры могут занимать немало времени.
Автоматизация приемки товаров в магазине и на складе
Приемка товара по качеству осуществляется путем проверки соответствия поступившего товара и данных сертификата, технического паспорта, накладной и счет-фактуры. Также обязателен визуальный осмотр скоропортящихся продуктов и комплектации товаров.
Однако в письме Минфина России от 07.03.2007 № 03-07-15/29 предложен другой путь решения ситуации при возврате неоприходованного товара покупателем. Такой поход базируется на принятии к вычету НДС в момент оприходования товара. Оприходовал — прими к вычету и при возврате отрази реализацию. А не оприходовал — вычет не делай. Рассмотрим, как отразятся данные предыдущего примера у покупателя.
Продавец ООО «Плаза» отгрузил покупателю 8 января 2007 года партию товаров в количестве 100 ед. общей стоимостью 1 180 руб., в том числе НДС — 180 руб. и выставил счет-фактуру № 5.
Из этой партии товаров в 22 февраля 2007 года 30 единиц товара стоимостью 354 руб. в том числе НДС — 54 руб. возвращено продавцу. Налоговый период для продавца — календарный месяц.
… у продавца
Ненадлежащее качество может выявиться покупателем в процессе оприходования товара, после его оприходования, в процессе дальнейшей реализации. По гражданскому законодательству продавец отвечает за недостатки товара, если покупатель докажет, что эти недостатки возникли до передачи товара покупателю или по причинам, возникшим до этого момента (ст. 476 ГК РФ). Если на товар выдавалась гарантия качества, то продавец отвечает за недостатки, если не будет доказано, что они возникли по причине нарушения покупателем правил пользования товаром, его хранения, действий третьих лиц либо непреодолимой силы.
Серии учитываются при расчете ячеек для размещения товара на хранение. Включение правила «Не смешивать серии номенклатуры в одной ячейке» позволяет при отборе товара избежать затрат времени на выбор нужной серии из массы одинакового товара.
Руководствуясь правилами логистики, программа рассчитывает, в какие ячейки нужно разместить весь товар по принимаемому документу. Если заданы, то учитываются весо-габаритные характеристики. Кроме объема и веса расчет может делаться по количественной вместимости товара в ячейку.
Отбор и отгрузка
- Акт о приемке товара ТОРГ-1
- Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей ТОРГ-2
- Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортного товара ТОРГ-3
- Акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика ТОРГ-4
- Приходный ордер М-4
- Акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение МХ-1