Если работник соглашается в письменной форме погасить долг наличными в кассу либо внести добровольно на счет фирмы, но срок этот истек, а долг не погашен, то в течение последующего месяца руководитель издает приказ на вычет суммы долга из заработной платы работника. Если работник уведомление проигнорировал или погасить переплату отказывается, работодатель может обратиться в суд.
Обнаружив ошибку, бухгалтер зачастую производит автоматический вычет из начислений следующего месяца по расчетам с работником, делая соответствующие проводки в бухгалтерском учете. Правомерен ли такой «простой» выход из положения? В каких случаях удержать излишек выплаченной заработной платы организация не имеет права? Несет ли бухгалтер ответственность за ошибки при расчетах заработной платы? Разбираемся в статье.
Возврат возможен не всегда
Второй экземпляр документа либо его копия направляется сотруднику, в отношении которого произошла ошибка. К акту прилагается официальное письмо уведомительного характера о необходимости погашения излишне выплаченной суммы в определенный срок.
- вернет ли сотрудник переплаченную сумму в кассу наличными;
- или он согласен на удержания из заработной платы или последующих социальных пособий (в этом случае сотрудник должен прописать, в каком размере удерживать с него переплату).
Поскольку пособия за счет ФСС не облагаются такими взносами, как ПФР и ФОМС, переплата пособия никак не влияет на налогооблагаемую базу по этим фондам, следовательно, подавать корректирующую отчетность в Пенсионный фонд не надо.
Документальное оформление
- бухгалтер должен внести изменения в таблицу 2 «Расходы по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством и расходы, осуществляемые в соответствии с законодательством Российской Федерации за счет межбюджетных трансферов из федерального бюджета, предоставляемых бюджету Фонда социального страхования Российской Федерации» по соответствующей строке, а также изменив итоговую по данному разделу строку 15;
- измененные данные этой строки надо также отразить по строке 15 таблицы 1 «Расходы
по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи
с материнством».
Примечание: в Определении ВС РФ от 20.01.2012 № 59-В11‑17 сказано, что дважды выплаченные работнику деньги счетной ошибкой не считаются. Кроме того, в этом же документе отмечено, что технические ошибки, совершенные по вине работодателя, не являются счетными
Что такое счетная ошибка?
Согласно ст. 137 ТК РФ работодатель вправе принять решение об удержании сумм из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возврата неправильно исчисленных выплат, при условии что работник не оспаривает оснований и размеров удержания.
Порядок действий при возврате излишне выплаченной работнику заработной платы, если произошла счетная ошибка
В настоящее время перечни должностей и работ, замещаемых и выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовые формы договоров о полной материальной ответственности утверждены Постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 № 85.
В январе 2022 г. Маргарита Монахова направила жалобу в Министерство социального развития Мурманской области. По ее мнению, переплата возникла из-за того, что специалисты центра ненадлежаще исполнили свои обязанности, поскольку, узнав о ее переезде, не прекратили перечислять выплату.
Переплата образовалась из-за переезда в другой регион
При этом, добавил ВС, поскольку добросовестность гражданина по требованиям о взыскании ежемесячной жилищно-коммунальной выплаты презюмируется, суду следовало возложить бремя доказывания обратного на центр соцподдержки.
Три инстанции посчитали переплату неосновательным обогащение
Первая инстанция посчитала, что после снятия с регистрационного учета по месту жительства в Мурманске ответчик утратила право на получение мер соцподдержки на территории этого города. При этом о перемене места жительства центру соцподдержки она не сообщила и более двух лет получала ежемесячную жилищно-коммунальную выплату без законных оснований. В связи с этим суд пришел к выводу, что полученные в спорный период денежные средства являются неосновательным обогащением.
Предусмотренное ст. 137 ТК РФ ограничение удержаний распространяется на заработную плату, выплачиваемую сотрудникам. Пособия по временной нетрудоспособности оплатой труда не являются. Таким образом, запрета на взыскание излишне выплаченного пособия ТК РФ не содержит.
Отражение операций по возврату излишне выплаченного пособия за первые 3 дня нетрудоспособности (код КОСГУ 211)
Там же отмечено, что суммы возврата дебиторской задолженности, поступившие в наличной форме в кассу бюджетного учреждения, подлежат взносу на счет, открытый ОФК в подразделении расчетной сети ЦБ РФ или в кредитной организации на балансовом счете 401 16 на основании Объявлений на взнос наличными (ф. 0402001).
Возврат излишка в бюджетных учреждениях
Бухгалтерские операции 5-7 оформляются казенным учреждением в случае, если речь идет о переплате в прошлых отчетных периодах, и учреждение не наделено полномочиями администратора доходов бюджета в полном объёме.
В 85% случаев неправильный расчет зарплаты происходит из-за счетных ошибок бухгалтеров или технических сбоев. Чтобы избежать проблем, передайте расчет зарплаты на аутсорсинг в 1С-WiseAdvice. Мы внедрили ряд контрольных процедур, поэтому ошибки в расчете и перечислении зарплаты практически исключены. И даже если ошибемся, компенсируем ущерб за свой счет – это предусмотрено договором на обслуживание.
Сроки удержания
В подобных случаях возместить переплату работник может только по собственному желанию. То есть, работодатель вправе предложить сотруднику вернуть излишне полученные деньги добровольно. При этом целесообразно попросить работника оформить свое согласие письменно. Если же сотрудник отказывается возместить переплату, организация может обратиться в суд. Доказательствами в суде в этом случае могут быть:
Когда переплату удержать нельзя
В случае, если для удержания переплаты требуется согласие работника, лучше также оформить его письменно, в произвольной форме. Самый удобный вариант – если сотрудник поставит свою подпись на приказе. Например, так:
Согласно письму Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0 от работника должно быть получено письменное согласие о перечислениях из его ЗП в пользу организации на основании того, что он получил больше, чем должен был, в результате счетной ошибки. Тогда у работодателя появится право на издание приказа об удержаниях из зарплаты (ч. 3 ст. 137 ТК РФ).
- Если с бухгалтером подписан договор о полной материальной ответственности в соответствии со ст. 244 ТК РФ, с него взыскивается вся сумма переплаты.
- Если договор о материальной ответственности с бухгалтером не заключен, то ущерб с него взыскивается в порядке ст. 238 ТК РФ в пределах одной среднемесячной зарплаты.
Акт об обнаружении счетной ошибки, уведомление работника, приказ об удержании с зарплаты
В соответствии с Указаниями о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденными Приказом Минфина РФ от 01.07.2013 № 65н, расходы на выплату заработной платы относятся на подстатью 211 «Заработная плата» КОСГУ. Учет расчетов по оплате труда ведется на счете 0 302 11 000 «Расчеты по заработной плате» (п. 256 Инструкции № 157н). Следовательно, типовые операции по возврату излишне выплаченной заработной платы будут отражаться следующим образом:
П. 12 Инструкции, об учете средств, которые зачисляются во временное пользование отделами судебных исполнителей, принятой Приказом Минюста РФ № 11, Минфина РФ № 15н от 25.01.2008, возвращение неправомерно списанных сумм судебными исполнителями выполняется по решению старшего пристава.
Сроки возврата
- Данные о приставе, его Ф.И.О, должность и полное название структурного отдела.
- Данные о заявителе, Ф.И.О. с отображением места жительства и контактные сведения для оперативной связи.
- С новой строки по ее средине нужно написать название бланка – «заявление».
- Ср следующей строки отображается обоснование того, что приставом были незаконно списаны с банковского счета такие-то суммы:
- В требовании, нужно с максимальной точностью и полнотой отобразить подробно причины, по которым просьба заявителя должна быть исполнена.
- Сослаться на исполнительное дело, которое было принято за основание при аресте счета.
- Подробно отобразить последствия, к которым привели действия пристава.
- Сослаться на норму закона, которая не была соблюдена приставом
- Перечислить материалы, доданные к заявлению в качестве обоснованности требований.
- Подпись и дата составленного бланка.
Пример заявления на возврат денежных средств
Оформление заявления, направляемое приставу на возвращение денег, не обладает строго регламентированными требованиями. Поэтому такое заявление пишется с соблюдением принятых правил для написания подобных служебных деловых писем.
В случае успешного исхода для работодателя и возврата денег бывшим работником сумму следует списать в корреспонденции со счетами 50 или 51. Если выиграет работник, сумму нужно будет вернуть со счета 73 на счет 70.
УСЛОВИЕ 2. Получено согласие работника на удержание
В ситуации, когда работодатель подает иск, чтобы взыскать задолженность по авансу или неотработанному отпуску через суд, соответствующие суммы (за минусом НДФЛ) нужно отразить по дебету счета 73 и кредиту счета 70.
СОВЕТ
Настоящим подтверждаю свое согласие на удержание в установленном законодательством порядке из моей зарплаты излишне перечисленных мне 09.11.2012 в результате счетной ошибки отпускных в сумме 20 689 (Двадцать тысяч шестьсот восемьдесят девять) рублей.
Так, пояснил ВС, суды пришли к неправильному выводу о том, что полученная в спорный период выплата не являлась для ответчика источником средств к существованию, и на этом основании необоснованно отказали в применении п. 3 ст. 1109 ГК. По смыслу указанной нормы возврату не подлежат те суммы, которые предназначены для удовлетворения «необходимых потребностей» гражданина и возвращение которых поставит его в трудное материальное положение, отметила судебная коллегия.
27 февраля 2022 г. женщина обратилась МФЦ Санкт-Петербурга с заявлением о предоставлении полагающихся ей как ветерану подразделений особого риска мер социальной поддержки по месту жительства, и ей была назначена ежемесячная жилищно-коммунальная выплата с 1 февраля того же года.
Переплата образовалась из-за переезда в другой регион
Суждение нижестоящих инстанций о том, что обязанность центра проверять обоснованность выплат не снимает с гражданина обязанности по предоставлению сведений об изменении места жительства, а также что неисполнение ответчиком такой обязанности указывает на ее недобросовестность, свидетельствует о несоблюдении требований ст. 67 ГПК РФ об оценке доказательств и формальном подходе судов к рассмотрению дела, подытожил ВС.
Возврат переплаченных налогов также осуществляется по заявлению, направляемому налогоплательщиком в адрес налогового органа. Возврат налога можно осуществить в течение 3 лет после его оплаты в излишнем размере (п. 7 ст. 78 НК РФ).
На возврат по договору
Возврат переплаты или ошибочного платежа – один из способов урегулировать отношения с контрагентом или государственным органом без суда. Ниже приведены образцы заявлений об осуществлении такого возврата для разных ситуаций, которые могут возникнуть как у физических, так и у юридических лиц.
Юридическая основа
Излишне уплаченными считаются те деньги, которые были перечислены без оснований или сверх причитающейся суммы. По общим правилам гражданского законодательства получение денег должно иметь под собой основания. Если они были перечислены без оснований, то являются неосновательным обогащением.
Такой способ погасить недостачу законен (апелляционное определение Московского городского суда от 04.04.2022 № 33–8289/2022). Работник не обязан возвращать излишки, если работодатель правильно посчитал отпускные.
Образец заявления на компенсацию неиспользованного отпуска
Вновь возможны два варианта: прощение долга и обращение в суд. Если работодатель определится, что трудовой спор о возмещении «переплаченных отпускных целесообразен, следует рассчитать сумму задолженности, оформить ее приказом руководителя организации и донести до работника (по возможности под роспись, иначе стоит составить акт отказа сотрудника от подписания приказа). Несколько сложнее обстоит дело с НДФЛ.
Образец заявление на возврат отпускных при увольнении
Как работодателю оформить возврат? Удержание и возврат суммы за неотработанный отпуск производится при расчете с сотрудником в день его увольнения. Чтобы определить, сколько трудящийся остается должен за недоработанный период, необходимо рассчитать количество месяцев и дней, проработанных в организации, и количество не отработанных им дней до окончания рабочего года. Рассчитать количество календарных дней, за которые отпускные выплачены авансом, можно следующим способом:
Трудовое законодательство не содержит определения счетной ошибки. В то же время Роструд на эту тему высказывался следующим образом (Письмо Роструда от 01.10.2012 № 1286-6-1 ): счетная ошибка при начислении заработной платы – это арифметическая ошибка, т. е. ошибка, допущенная при проведении арифметических подсчетов.
В уведомлении указывают сведения о выявлении ошибки, предлагают вернуть излишек в добровольном порядке. В случае отказа бывшего работника, наниматель вправе обратиться в суд. К исковому заявлению прилагают трудовой договор с бывшим работником, документы, подтверждающие размер выплаты, обнаружение ошибки и копию уведомления о необходимости возврата излишне выданных денежных средств.
Особенности возврата средств в случае увольнения сотрудника
Заработная плата, излишне выплаченная работнику (в том числе, при неправильном применении трудового законодательства или иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права), не может быть с него взыскана, за исключением случаев: счетной ошибки; если органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров признана вина работника в невыполнении норм труда или простое; если заработная плата была излишне выплачена работнику в связи с его неправомерными действиями, установленными судом.
Пример: возвращаем переплату, которая произошла по технической ошибке. В платежном поручении №117 от 16.07.2022г. ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» неверно указан получатель: вместо ООО «Поставка спорттоваров» указан ООО «Поставка товаров». Сумма платежа 30 000 рублей. Составляем просьбу о возврате.
Как составить письмо на возврат переплаты
Что же делать администрации предприятия? Как не потерять свои средства и вернуть излишне выданные сотруднику деньги? Чтобы понять, как соблюсти свои интересы, права работника и при этом выполнить законодательные требования, в первую очередь необходимо уточнить, какие неточности признаются в расчетах счетной ошибкой в начислении заработной платы, а какие нет. После того, как понятия разграничены, следует определить, переплачены работнику деньги или недовыданы. Во втором случае требуется перечислить (выдать из кассы) долг физлицу. А о том, как поступить при переплате, подробнее ниже.
Как правильно писать расписку о возврате денежных средств (образец)?
Возмещение материального ущерба производится в соответствии с нормами ст. 248 ТК РФ в размере, не превышающем среднемесячный заработок на основании приказа, изданного в течение месяца после окончательно установленной суммы вреда.
Средняя заработная плата на время отпуска составила 755 рублей. 31 июля 2022 работник подал заявление об увольнении по собственному желанию. Неотработанных месяцев осталось четыре. При увольнении работодатель хочет провести удержание и возврат денег за неотработанное время.
Возврат излишне выплаченных отпускных при увольнении
И только после отказа сотрудника поставить подпись наниматель вправе перейти к кардинальным мерам, то есть подать в суд либо снять с уволенного обязательства по возврату избыточной суммы и не удерживать ее. Чтобы обратиться к суду для дальнейшего разбирательства, нанимателю следует предварительно оформить отказной акт по несогласию бывшего сотрудника расписаться в приказе на возврат избыточных выплат. Составленный документ послужит весомой доказательной базой при судебном разбирательстве в пользу нанимателя. Калькуляция размера удерживаемой суммы Избыточная сумма выплаты равняется дням отпуска, которые не были отработаны на протяжении года.
Образец заявления на компенсацию неиспользованного отпуска
Излишние выплаты отпускных: когда наниматель вправе вернуть деньги Нередкими являются ситуации, когда нанимателю при увольнении приходиться возвращать избыточные выплаты по ранее выданным отпускным. Если работающий гражданин увольняется задолго до окончания рабочего года, за который он уже получал отпускные, у нанимателя возникает право высчитать избыточную сумму, выплаченную по использованному за этот год отпуску. И только после отказа сотрудника поставить подпись наниматель вправе перейти к кардинальным мерам, то есть подать в суд либо снять с уволенного обязательства по возврату избыточной суммы и не удерживать ее.