Например
Юрист не подписывает акт приема-передачи, и полномочия того, кому товар отгружен, проверяют водитель или экспедитор. Нарочный, доставляя документы, проверяет полномочия у секретаря — получателя. Сотрудник финансового отдела обещает скидку с корпоративного адреса (при этом Верховный Суд признает, что электронная почта может быть доказательством обмена юридически значимыми сообщениями при достоверном установлении получателя и адресата). Все эти действия могут иметь правовые последствия. А рядовой финансист, бухгалтер, кадровик, экспедитор, снабженец не всегда это осознают. Таким образом, важно взаимодействовать с другими подразделениями, сотрудниками, советом директоров, генеральным директором для грамотного построения работы, объяснения правовых рисков.
Как организовать работу юридической службы
Кроме учета важно контролировать отмену доверенности. Не только в отношении увольняемых сотрудников, но и в качестве стратегического рычага ее выдачи. Основной риск юридической службы — подписание документов лицом без полномочий. Сейчас число сделок по поддельным доверенностям или по доверенностям, отозванным задним числом, приобрело массовый характер. Этот риск тоже надо учитывать.
Корпоративное управление
Юрист не может прогнозировать планы работы отделов продаж, маркетинга, но может наладить взаимодействие с разными подразделениями, чтобы их руководители и сотрудники тоже понимали правовые риски своих решений. В этом случае маркетологи напишут служебную записку, что они сами не справляются с поставленной задачей, или поменяют должность — здесь уже юрист подскажет выход.
В указанном выше Положении определяется структура юридического отдела. Подразделение возглавляет служащий, который назначается приказом директора фирмы. Начальник юридического отдела может иметь заместителей. Их количество определяется Положением и зависит от объема выполняемой работы и численности штата. Начальник юридического отдела распределяет обязанности между заместителями и служащими.
Общая характеристика подразделения
В рамках работы с финансовым отделом осуществляется также разъяснение положений законодательства, предоставляется юридическая помощь, принимаются решения по искам, анализируются материалы о состоянии задолженности предприятий, формируются предложения по принудительному взысканию средств с контрагентов.
Прочие направления взаимодействия
Юридический отдел, функции и особенности деятельности которого будут рассмотрены далее, представляет собой самостоятельное структурное подразделение. Он формируется и ликвидируется на основании приказа руководителя фирмы. Сотрудники юридического отдела подчиняются непосредственно директору. Порядок работы подразделения определяется в Положении. Этот локальный документ устанавливает права и обязанности служащих, задачи юридического отдела, круг полномочий и прочие существенные условия деятельности. Рассмотрим далее особенности работы юридического отдела на предприятии.
Еще одна форма учета договоров и корреспонденции – это реестры, они используются для экспресс-контроля наличия документа, его краткого содержания, статуса в работе, и используются всеми работниками компании для информативности.
Порядок в документации — залог успеха
Юристам необходимо разработать ряд локальных нормативно-правовых актов. Без них хаос в документообороте будет расти в геометрической прогрессии одновременно с ростом компании: положение о договорной работе, положение о взыскании дебиторской задолженности, положение об архивации юридических документов.
Локальные акты
Если вы начинаете руководить только что сформированным юридическим отделом, вы юрист компании в единственном числе, индивидуальный предприниматель или директор (собственник) компании и хотите понимать, как строится работа в юридической службе, то моя статья наверняка окажется вам полезной.
Структура юридического департамента должна быть выстроена таким образом, чтобы каждый нижестоящий юрист стремился к росту (построению карьерную лестницу). Для этого достаточно в рамках структуры юридического департамента создать управления, отделы, у которых будут свои руководители и заместители.
Если выбирается вариант с полным сопровождением своей деятельности бизнес-единицей самостоятельно, то необходимость coдержать большой штат в головной компании отпадает, но возрастает необходимость в укомплектованном штате каждой бизнес-единицы, и наоборот.
Как разграничивается компетенция юристов в холдинге?
Конечно же, структура юридического департамента будет зависеть от целей, которые ставятся перед ним, структуры и вида деятельности самого холдинга, а также бюджета Общества и прочих факторов. Тем не менее, можно вывести примерную, базовую структуру, от которой можно отталкиваться при планировании структуры собственного департамента.
1.1 Полное наименование подразделения — юридический отдел.
1.2 Юридический отдел является самостоятельным структурным подразделением ОАО «Трест» (далее по тексту предприятие) и непосредственно подчиняется генеральному директору.
1.3 Юридический отдел возглавляет начальник, назначаемый на должность приказом генерального директора.
1.4 В процессе производственной деятельности юридический отдел в широких масштабах сотрудничает со всеми структурными подразделениями предприятия.
1.5 В своей деятельности юридический отдел руководствуется:
1.5.1 Действующим законодательством РФ,
1.5.2 Государственными и международными стандартами системы ISO серии 9000,
1.5.3 Политикой предприятия в области качества,
1.5.4 Документацией системы менеджмента качества (СМК) предприятия,
1.5.5 Уставом предприятия,
1.5.6 Коллективным договором предприятия,
1.5.7 Приказами и распоряжениями руководства предприятия,
1.5.8 Правилами внутреннего трудового распорядка,
1.5.9 Настоящим положением.
Положение о юридическом отделе
Проекты договоров.
Заключения по представленным договорам
Визирование протокола разногласий или составление протокола согласования разногласий.
Претензии и иски по взысканию дебиторской задолженности.
Претензии и иски.
Заключения о невозможности судебного взыскания, иски, претензии
получает от отдела технического контроля:
5 Права
2.1 Активное использование правовых средств для обеспечения прибыльной работы предприятия, улучшения его экономических показателей.
2.2 Обеспечение правовыми средствами сохранности собственности предприятия, выполнения обязательств по поставке, по договорам купли-продажи, подряда на капитальное строительство и другим договорам.
2.3 Защита прав и законных интересов предприятия.
2.4 Контроль за соблюдением законности в деятельности предприятия.
В ходе трудовой деятельности не следует забывать о необходимости постоянного развития как непосредственно в правовой области, так и в других областях — экономике, маркетинге, информационных технологий, продаж и психологии. Ведь грамотный юрист — это человек с широким кругозором, который знает актуальные изменения законодательства России и тех стран, на территории которых находятся представительства компании, а также оперативно реагирует на любые внешние и внутренние вызовы.
Совет № 2. Постоянное развитие коллектива
В таком случае состав юридического отдела включал руководителя юридического отдела, юридических партнеров по трем юридическим практикам и юристов, работающих в рамках отдельных практик для наработки экспертизы в конкретном направлении.
Совет № 5. Утверждение эффективной структуры
- проведение due diligence направления;
- проведение compliance-контроля направления;
- построение системы создания, учета и защиты результатов интеллектуальной деятельности;
- сопровождение текущей и проектной деятельности отделов.
В моей практике работы над крупным инфраструктурным проектом в области энергетики с самого начала участвовали корпоративные юристы, специализирующиеся в сфере проектного финансирования(они создавали необходимую корпоративную структуру), которые при необходимости привлекали экспертов в области корпоративного финансирования (на стадии переговоров с банками) и в области интеллектуальной собственности (по вопросам новой технологии), а также слияний и поглощений. Поскольку над проектом работало сразу несколько отделов, единое информационное пространство было жизненно необходимо, и его удалось создать без ущерба для конфиденциальности. Командный подход также очень важен для формирования единой корпоративной культуры.
Очевидно, что в настоящее время языковая специализация уже изжила себя и должна быть заменена на функциональную специализацию в конкретных областях права. В современном корпоративном мире невозможно оставаться только “российским юристом” без знания иностранного языка, основ иностранного права и международных подходов к сделкам. Исходя из собственного опыта работы в одной из ведущих российских компаний, могу сказать, что юристы, не обладающие подобными знаниями, были не в состоянии адекватно вести диалог с внешними юридическими фирмами, попадая в зависимость от них, и не могли профессионально представлять во вне свою компанию. Самое опасное, что при этом и компания начинала терять конкурентоспособность и самостоятельность, слепо следуя неадаптированным рекомендациям внешних консультантов.
2. Формирование сознания клиента
Стоит отметить, что чистый проектный подход сначала сложно осуществить в тех юридических департаментах, где высока текущая функциональная загруженность, т.е. юрист по корпоративным вопросам не может в одночасье стать звездой рынка слияний и поглощений – для этого требуются другие подход, метод и мотивация. Но мне кажется, что обратное “превращение” специалиста по М&А в корпоративного эксперта достаточно очевидно, ведь знание тонкостей корпоративного права является ключевым для сделок М&А. На практике это значит, что хороший специалист в области М&А, вероятно, сможет справиться с разумным объемом “текучки”, которая может “сваливаться” в юридический департамент и, вопреки поговорке, сможет усидеть на двух своих стульях – проектном и функциональном. Поэтому при создании юридического департамента я рекомендовал бы начинать именно с проектной составляющей и постепенно разбавлять ее вынужденным объемом “текучки”.
Чтобы заинтересовать сотрудников в работе и дальнейшем профессиональном развитии, их необходимо поощрять, уверены эксперты. Если говорить о финансовой стороне этого вопроса, то единого подхода к учету показателей эффективности юриста (KPI) нет, поскольку его работу нельзя оценить по какой-то стандартной шкале.
Для бесперебойной работы необходимо наладить связь со всеми отделами компании – это серьезно упростит процесс и сократит сроки. «Есть продвинутые подразделения, где управлять ожиданиями легко, есть те, где приходится брать управленческие или сервисные функции на себя, так как отдел, в силу своей специфики, не способен сделать это четко. Ты понимаешь, что те вещи, которые тебе кажутся очевидными с точки зрения клиентоориентированности, не всеми департаментами или службами внутри твоей большой корпорации поддерживается», – говорит Александр Смирнов.
Управление ожиданиями
Сегодня юрист — это не только сотрудник, который поддерживает бизнес с правовой точки зрения, он также косвенно участвует в прибыли компании через снижение расходов. По мнению директора по юридической поддержке КГ «СИБУР» Алексея Никифорова, за последние 15 лет роль этой специальности в бизнес-среде выросла.