В целях бухгалтерского учета компенсации, связанные с возмещением работникам затрат, понесенных при исполнении трудовых обязанностей согласно ст. 164 ТК РФ, собираются на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» в корреспонденции с затратными счетами. Проводки:
Когда работодатель берет на себя ответственность за предоставление компенсации работникам, он должен четко понимать заранее, как это отразиться на его налогооблагаемой базе, как будет вестись учет. В соответствии с налоговым учетом работодатель имеет право включить расходы на проезд сотрудников в расчет базы по налогу на прибыль только в двух случаях:
Компенсация проезда как материальная помощь отдельным сотрудникам
- Работодатель обязан компенсировать проезд сотрудников до работы в соответствии с трудовым договором либо внутренними нормативными актами, которые касаются трудовых взаимоотношений между организацией и сотрудниками;
- Работодатель обязан организовать проезд по причине того, что сами сотрудники не имеют возможности добраться общественным транспортом. Чаще всего это свойственно заводам либо тяжелым производствам, которые располагаются за городом. А также когда осуществление трудовой деятельности происходит в несколько смен, некоторые из которых приходятся на ночное время, когда общественный транспорт не функционирует.
Из его Письма от 02.08.2005 N 03-03-02/43 следует, что экономически оправданными затратами можно признать расходы на оплату проезда к месту работы и обратно в силу технологических особенностей производства, особенно в тех случаях, когда другим транспортом (кроме служебного) доехать до предприятия невозможно, и учесть их в составе расходов на оплату труда в случае, если это будет отражено в трудовых (коллективных) договорах.
Организации в условиях конкуренции стараются удержать квалифицированные кадры. Для таких целей они предоставляют социальный пакет, возмещают понесенные сотрудниками дополнительные расходы. В статье речь пойдет о таких затратах, как оплата проезда к месту работы и обратно, предусмотренная трудовыми договорами, а именно: о приобретении для работников месячных, разовых проездных билетов на общественный транспорт, возмещении им расходов на проезд в общественном транспорте, об оплате организацией проезда сотрудников до работы и обратно спецмаршрутом.
2. Порядок предоставления работникам возмещения затрат
Финансовое ведомство в письмах, адресованных тем, кто находится на общем режиме налогообложения, признает правомерность учета расходов на оплату проезда сотрудников до места работы и обратно в качестве расходов на оплату труда, но при этом говорит только о признании расходов в силу технологических особенностей производства.
Компенсация транспортных расходов сотрудникам — это возмещение затрат, понесенных работником в части оплаты расходов на то, чтобы добраться до места работы, командировки или по другому рабочему заданию. Она положена:
Какие транспортные расходы сотрудникам возмещают
В России по закону есть несколько видов компенсаций работникам по тратам, понесенным ими при исполнении должностных обязанностей. Статья 165 ТК РФ разъясняет, в каких случаях компенсируются расходы на проезд сотрудников к месту работы и обратно, и содержит исчерпывающий перечень компенсационных выплат, среди которых отдельно выделены транспортные расходы.
Компенсация за личный транспорт
Выплаты компенсации за проезд (кроме командировок) следует относить к выплатам в части вознаграждения за труд. А это значит, что работодателю придется начислить и уплатить страховые взносы. Такое мнение выразили чиновники в Письмах Минфина от 13.03.2022 № 03-15-06/15287 (п. 1) и ФНС от 30.10.2022 № ГД-4-11/22062@.
Особенно внимательно нужно относиться к проезду на такси. Такие транспортные расходы в командировке подлежат компенсации, только если их необходимость удастся обосновать. Например, сотруднику пришлось добираться из аэропорта до гостиницы в позднее время. Или добраться до пункта назначения иным общественным транспортом было невозможно.
Иные случаи, когда за дорогу платит работодатель
Случаи, когда работодатель обязан оплатить проезд работников, установлены Трудовым кодексом РФ. В соответствии со ст. 168 ТК РФ , работодатель возмещает сотрудникам расходы на дорогу при направлении в командировку. А в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ , возмещаются транспортные расходы, связанные со служебными поездками, работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер. Причем сотрудникам, которые по служебной надобности вынуждены перемещаться в пределах населенного пункта, также положена компенсация за проезд в общественном транспорте.
Возмещение транспортных расходов в силу закона
Другим вариантом является заключение договора аренды транспортного средства. Этот способ позволит отразить в налоговом учете всю сумму расходов сотрудника на транспортное средство. Чтобы компенсация была правомерна, сотрудник должен подтвердить, что является владельцем автомобиля.
Зачастую, большинство пенсионеров не пользуются теми льготами и субсидиями, которые положены им по статусу. Социальные службы настойчиво рекомендуют, каждый год узнавать в органах Соцзащиты населения по месту жительства, на какие льготы и размер пособия, могут рассчитывать пенсионеры. В зависимости от ситуации в стране и бюджетных возможностей каждого отдельно взятого региона, могут меняться те или иные послабления для людей пенсионного возраста и система компенсации их затрат. Каждый Субъект Федерации устанавливает свои требования к пенсионным льготам.
Компенсация проезда к месту отдыха и обратно
Согласно требованиям законодательства для получения поощрения в материальном виде, лицо должно каждый год до 1 октября подавать в органы соцзащиты полный пакет актуальных документов. В течение 20 суток осуществляется рассмотрение заявки, но начисляться льготы по новым правилам начинают только после начала нового календарного года.
НДФЛ компенсация проезда
Как уже было сказано выше, каждый субъект Федерации волен самостоятельно регулировать порядок и меры назначения льгот в этой области. Это связано с особенностями жизнедеятельности отдельных регионов (система городского транспорта, финансирование общественного движения), а также доходами локального бюджета. Но можно выделить общие черты осуществления льготной политики в этом направлении.
• многосменный режим работы организации (см. Письмо Минфина России № 03-03-06/1/449, где говорится о правомерности учета в налоговых расходах затрат на доставку работников к первой, третьей рабочим сменам и обратно собственным транспортом, если работа в первую смену начиналась в 07:00, а в третью смену – в 24:00).
Вернемся к «технологическим особенностям производства», определение которых в Налоговом кодексе отсутствует. При анализе арбитражной практики и писем контролирующих органов можно выделить ряд факторов, позволяющих говорить о наличии «технологических особенностей» в случаях отнесения затрат на доставку работников до места работы и обратно в уменьшение облагаемой базы по налогу на прибыль.
Еще один пример – Постановление ФАС СЗО по делу № А13-6206, которое примечательно тем, что речь в нем идет о возможности учета в налоговых расходах затрат на доставку работников к месту работы и обратно на такси по договорам об оказании транспортных услуг, заключенным с несколькими компаниями.
Сотрудник инстанции обязан уведомить заявителя о принятии положительного решения или об отказе в течение пяти рабочих дней. ЕДВ назначается со дня обращения за ней, но не раньше возникновения права на нее. Выплаты пенсионерам начисляются пожизненно. Получатель вправе передумать и обратиться с повторным заявлением об предоставлении услуг в натуральной форме.
- ветераны боевых действий;
- бывшие пленники фашистских концлагерей;
- члены семей военных, погибших при исполнении служебного долга;
- лица, занимавшиеся устранением последствий техногенных катастроф;
- герои СССР, России, кавалеры Ордена Славы всех степеней;
- военнослужащие – участники ВОВ;
- лица со статусом ветерана труда;
- строители прифронтовых объектов периода ВОВ;
- лица, обеспечивавшие работу систем противовоздушной обороны (далее – ПВО) в период ВОВ;
- инвалиды всех возрастов.
Кому положена денежная компенсация
Граждане, вышедшие на заслуженный отдых, вправе безвозмездно пользоваться общественным транспортом кроме такси и маршруток. Жители Москвы и Санкт-Петербурга могут оформить социальную карту. Кроме транспортных преференций документ дает право на оплату услуг жилищно-коммунального хозяйства (далее – ЖКХ) по льготному тарифу.
Если транспорт не ходит, то оплата проезда не может быть признана экономической выгодой (доходом) работников и, соответственно, являться объектом обложения НДФЛ (письмо Минфина России от 06.03.13 № 03-04-06/6715; «Минфин разъяснил, в каком случае оплата проезда сотрудников на служебном транспорте к месту работы не облагается НДФЛ»).
Иные случаи, когда за дорогу платит работодатель
Если же работник имеет возможность добраться до места работы на общественном транспорте, оплата транспортных расходов будет признаваться доходом в натуральной форме и подлежит обложению НДФЛ (письма Минфина России от 12.10.2011 № 03-04-05/6-728, от 17.07.2007 № 03-04-06-01/247). Поэтому организации следует вести персонифицированный учет сотрудников, которым оплачивается проезд, и расчет суммы оплаты такого проезда, включаемой в налоговую базу по отдельному сотруднику. Такие положения содержатся в письмах Минфина России от 18.05.2006 № 03-05-01-04/110, от 18.05.2006 № 03-05-01-04/128.
Оплата труда в натуральной форме: практические ситуации
НДФЛ. На основании п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежит обложению НДФЛ оплата в соответствии со ст. 169 ТК РФ проезда работнику при переезде по предварительной договоренности с работодателем на работу в другую местность.
2.1. —Здравствуйте, а вы что дитя малое? Никто вам денег не подарит, и взыщут их с вас в судебном порядке, а если накопится большая сумма, могут и уголовное дело возбудить по ст. 159 УК РФ мошенничество. Удачи вам и всего хорошего, с уважением юрист Лигостаева А.В.
2) Я жила в Хабаровском крае. Пенсионерам в том регионе начисляют деньги компенсацию проезда на общественном транспорте. Год назад переехала в другой край, где такой компенсации не предусмотрено. Я встала на учёт по новому месту жительства, но деньги за проезд в общественном транспорте продолжают перечислять. Высчитают ли в будущем с меня эти начисления?
5.1. На основании того что такое право дано им законодательством. Федеральный закон «Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации» от 06.10.1999 N 184-ФЗ (действующая редакция, 2022)
Некоторые работодатели инициируют в своих организациях принятие локальных нормативных актов, по которым сотрудникам выплачивается компенсация за проезд к месту работы в общественном транспорте. Как учесть эти расходы в бухгалтерском учете, мы расскажем в этом обзоре.
Компенсации на основании локальных нормативных актов
Так как в данное время предприятия и организации своим работникам осуществляют компенсацию расходов на проезд в соответствии с принятыми локальными нормативными актами, то в данном вопросе следует руководствоваться положениями ст. 8 ТК РФ. Она предусматривает, что так как оплата стоимости проезда непосредственно связана с исполнением сотрудниками своих трудовых обязанностей, то она относится к компенсационным выплатам, а потому облагаться взносами не должна.
Компенсация на основании заявления
Помимо компенсаций, выплачиваемых в соответствии с локальными нормативными актами организации, возмещение расходов на проезд в общественном транспорте сотрудникам может производиться по личному заявлению работника. Хотя такие выплаты и не учтены в локальных актах, они также не учитываются в суммах для начисления взносов, потому что признаются компенсационными. Такой характер выплат объясняется тем, что они не зависят от результатов труда и не указаны в трудовом договоре, а следовательно, и не относятся к оплате труда.
Суды первых двух инстанций установили, что спорные выплаты носят социальный характер и, несмотря на то, что они произведены в связи с наличием трудовых отношений, не обладают признаками заработной платы в смысле статьи 129 Трудового кодекса, поскольку не являются оплатой труда (вознаграждением за труд), не относятся к стимулирующим выплатам, не зависят от квалификации работника, сложности, качества, количества и условий выполнения этим сотрудником самой работы.
При обращении за компенсацией в виде предоставления проездных документов, обеспечивающих проезд к месту отдыха и обратно, пенсионеру необходимо документально подтвердить свое предстоящее пребывание в месте отдыха любым документом, содержащим сведения о предстоящем пребывании в месте отдыха. Например, путевкой или курсовкой, приглашением или вызовом, оформленным физическим лицом в порядке, установленном законодательством РФ.
Что с компенсацией проезда сотруднику, вызванному на работу из отпуска? Опубликовано редакцией
Отмечается, что большинство пенсионеров, выезжающих к месту заграничного отдыха, реализуют свое право на получение компенсации в судебном порядке. Судами выносится порядка 99 % решений в пользу пенсионеров.
Льготы на проезд в общественном транспорте Денежная компенсация предоставляется всем категориям граждан пенсионного возраста, не распространяется на междугородние перевозки (исключение составляет право пенсионеров Крайнего Севера к месту отдыха на территории РФ), осуществляется на местном уровне с помощью оформления:
Порядок предоставления отдельным категориям граждан права на приобретение месячного единого (трамвай, троллейбус, автобус, метро) именного льготного билета в Санкт-Петербурге утвержден постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 20.05.2022 № 385.
Льготы на проезд инвалидам 1 группы
1) В соответствии с пунктом 1 статьи 48 Закона Санкт-Петербурга от 09.11.2011 № 728-132 «Социальный кодекс Санкт-Петербурга » гражданам, имеющим место жительства в Санкт-Петербурге , и гражданам без определенного места жительства, которые являются инвалидами по зрению I или II группы или инвалидами, не имеющими обеих ног и(или) обеих рук, или инвалидами с параличом двух и более конечностей, или инвалидами, не имеющими руки и ноги, и одному лицу, сопровождающему инвалида одной из указанных категорий, являющемуся совершеннолетним, который оказывает помощь инвалиду при проезде на социальных маршрутах наземного пассажирского маршрутного транспорта, а также в метро, за счет средств бюджета Санкт-Петербурга предоставляется дополнительная мера социальной поддержки в виде права на проезд на социальных маршрутах наземного пассажирского маршрутного транспорта, а также в метро за счет средств бюджета Санкт-Петербурга в размере полной стоимости проезда.
- 71 – если сотрудник берет деньги под отчет, а затем подтверждает проездные расходы документами;
- 70 – если в ЛНА прописана оплата проезда как часть оплаты труда (натуральная оплата);
- 73 – в других случаях.
Обоснование расходов
Расходы на проезд, компенсируемые работнику, упоминаются в ряде статей ТК РФ. Так, ст. 57 ч. 2 говорит об обязательном включении упоминания о разъездном характере работы в трудовой договор, чтобы обосновать компенсацию. Необходимость оплаты проезда сотрудникам следует из ст. 129-1 (здесь уточняется, что компенсационная выплата является частью заработной платы).
Бухгалтерский учет
- Дт 76 (60) Кт 51 – перечисление оплаты.
- Дт 50/3 Кт 76 (60) – оприходованы проездные.
- Дт 71 Кт 50/3 – выдан проездной работнику.
- Дт 50/3 Кт 71 – возврат проездного работником в конце месяца.
- Дт 20 (23, 44 и др.) Кт 50/3 – списана стоимость проездного на затраты.
Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел обращение и по вопросу обложения налогом на доходы физических лиц сумм оплаты организацией стоимости проезда сотрудников к месту работы в соответствии со статьей 34.2 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – Кодекс) разъясняет следующее.
Такие выплаты производятся работнику по совместной договоренности с работодателем. Если условие о выплате компенсации можно закрепить в коллективном договоре или трудовых договорах. Тогда компенсации на проезд работников в общественном пригородном транспорте будут являться объектом обложения страховыми взносами.
В обязанности для работодателя оплачивать расходы работника до и с места работы трудовым законодательством не предусмотрено, это не командировка. Работодатель вправе, осуществлять такие выплаты, но оплата проезда от дома (постоянного места жительства работника) до места сбора работодателем рассматривается, как получение дохода физическим лицом (подп. 1 п. 2 ст. 211 Налогового Кодекса), эти суммы облагаются НДФЛ в общем порядке, что добавляет налоговую нагрузку на работодателя, т.к. он является налоговым агентом.
компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в федеральных государственных органах, государственных внебюджетных фондах Российской Федерации, федеральных государственных учреждениях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей(утв. постановлением Правительства РФ от 12 июня 2008 г. N 455)
Добрый день, во время отпуска с несовершеннолетними детьми съездили в Москву и по пииезду написала заявление о выплате компенсации за проезд,но мне отказали,что за 2недели вперед перед отпуском не написала зявление,в таком случае что делать,спасибо
11. Письменное заявление о компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно представляется работником учреждения не позднее чем за 2 недели до начала отпуска. В заявлении указываются:
а) фамилия, имя, отчество членов семьи работника, имеющих право на компенсацию расходов, с приложением копий документов, подтверждающих степень родства (свидетельства о заключении брака, о рождении, об усыновлении (удочерении), об установлении отцовства или о перемене фамилии), справки о совместном проживании, копии трудовой книжки неработающего члена семьи;
б) даты рождения несовершеннолетних детей работника;
в) место использования отпуска работника и членов его семьи;
г) виды транспортных средств, которыми предполагается воспользоваться;
д) маршрут следования;
е) примерная стоимость проезда.