Когда деньги получены, все документы оформлены, работнику выдается командировочное удостоверение, а затем в отделе кадров, бухгалтерии или у секретаря ему ставится штемпель о том, когда он выезжает в командировку (указывается дата), откуда выезжает, ставится подпись лица, подтверждающего выбытие сотрудника с места работы.
Как заполнить авансовый отчет
Если деньги выдаются из кассы, то делается отметка, что они выданы на командировочные расходы. Кроме того, к расходно-кассовому ордеру прикладывается заявление работника, в котором он просит выплатить ему денежные средства. Такое требование действует с 2012 года.
Заполнение командировочного удостоверения
То же самое касается и работы в выходные дни. Если работник, находясь в командировке, выходит на работу в выходные дни, то это должно быть согласовано с работодателем, должен быть оформлен приказ, и тогда его работа в выходные будет оплачена.
Согласно статье 167 ТК РФ, на время командировки за работником сохраняется место (его нельзя уволить) и средний заработок. Статья 168 Кодекса обязывает работодателя компенсировать траты сотрудника на жилье, проезд, а также оплатить другие расходы, связанные со служебной поездкой.
Этапы оформления командировки
- что может быть целью рабочей поездки;
- кого могут отправлять в командировку;
- каков размер суточных для командировочных по России и за границей;
- какие виды расходов покрывает фирма, в том числе дополнительные (например, расходы на деловые ужины, трансфер, такси).
1. Выбор сотрудника
Однако оформлять служебную записку по закону необязательно. Во многих компаниях процесс согласования командировок упрощен и автоматизирован — сотрудник создает заявку в корпоративной системе, после чего задача на оформление документов ложится на ответственных сотрудников: в секретариат, отдел кадров, бухгалтерию.
Несмотря на то что в составе расходов заказчик может учесть всю сумму, заплаченную по договору, у него «теряется» НДС с перечисленной суммы компенсации, так как при получении этой суммы подрядчик оформляет счет-фактуру в одном экземпляре. Следовательно, основание для получения вычета у заказчика отсутствует.
Практика показывает, что нередко помимо оплаты самих работ подрядчики требуют от заказчика возмещать им расходы, понесенные при исполнении договора подряда. Как правило, речь идет о расходах на проезд и проживание работников подрядчика или исполнителя, которые работают на территории заказчика. Законом это не запрещено, но, для того чтобы исключить негативные последствия таких действий для обеих сторон, важно правильно составить договор и определить его цену. В противном случае как заказчик, так и подрядчик могут «пострадать» при налогообложении.
Основные положения
фиксированной, в которой учтены все расходы подрядчика, включая запланированные расходы на командирование работников; плавающей, которая состоит из двух частей: вознаграждения по оплате стоимости работ и компенсационной суммы расходов, определяемой по факту и подтверждаемой документально.
На заявлении руководитель организации должен указать сумму компенсации (или сделать отметку об отказе в возмещении расходов). После этого сотрудник прилагает заявление к авансовому отчету и передает его в бухгалтерию.
Состав расходов
- стоимость проездного билета на транспорт общего пользования (самолет, поезд и т. д.);
- стоимость услуг по оформлению проездных билетов;
- расходы на оплату постельных принадлежностей в поездах;
- стоимость проезда до места (вокзал, пристань, аэропорт) отправления в командировку (от места возвращения из командировки), если оно расположено вне населенного пункта, где сотрудник работает.
Отсутствие подтверждающих документов
- на оформление загранпаспорта (визы, других выездных документов);
- на оформление обязательной медицинской страховки;
- по уплате обязательных консульских и аэродромных сборов;
- по уплате сборов на право въезда или транзита автомобиля;
- по уплате иных обязательных платежей и сборов.
Тем не менее, следует отметить, что поездка «гражданского» сотрудника в другую местность может быть необходима для выполнения его обязанностей по договору. В соответствии с ГК РФ, как по договору подряда так и по договору возмездного оказания услуг, оплата может включать в себя компенсацию издержек исполнителя и причитающееся ему вознаграждение. При этом под издержками понимаются материальные и финансовые затраты исполнителя, непосредственно связанные с предметом договора.
На практике очень часто возникают вопросы: относятся ли к расходам на проезд разъезды работника внутри населенного пункта (от гостиницы до организации, куда работник направлен в командировку) в общественном транспорте и могут ли они включаться в состав расходов в целях исчисления прибыли или же эти расходы должны покрываться за счет суточных, выплачиваемых работнику? По мнению Департамента налоговой политики Минфина РФ, изложенному в письме от 24 декабря 2002 № 04-02-06/3/91, перечень командировочных расходов (п.п. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ) является закрытым и содержит только расходы на проезд работника к месту командировки. Тем более, по мнению Минфина, нельзя учитывать для налогообложения прибыли расходы на такси для разъездов по городу, куда работник был командирован (письмо от 26 января 2005 № 03-03-01-04/2/15) и аренду автомобилей (письмо от 8 августа 2005 № 03-03-04/2/42).
11.1. КАКИЕ ВЫПЛАТЫ ВКЛЮЧАЮТСЯ В СОСТАВ РАСХОДОВ НА ОПЛАТУ ТРУДА
Что же касается расходов на воздушном и морском транспорте, то доказательством фактического пользования местами в самолете или на теплоходе могут служить представленные командированными справки от соответствующих служб, регистрирующих пассажиров при посадке на конкретные рейсы. Следует учесть, что все расходы возмещаются командированному работнику лишь с разрешения работодателя. В спорных случаях вопрос разрешается в органах по рассмотрению индивидуальных трудовых споров.
Компания может заключить, к примеру, договор оказания услуг с другим юридическим лицом. Если в рамках такого договора работники исполнителя направляются в командировки, которые оплачивает заказчик, то затраты можно учесть при расчете налога на прибыль на основании подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. Правомерность такого подхода подтверждает арбитражная практика (постановление ФАС Северо-Западного округа от 01.10.2007 № А05-5368/2006-26).
В командировки можно направить только лиц, которые состоят в трудовых отношениях с работодателем (п. 2 Положения). А лицо, которое привлечено организацией для выполнения конкретных работ (или оказания услуг) на основании любого гражданско-правового договора, работником компании не является. Следовательно, не признается командировкой и поездка такого привлеченного специалиста по заданию компании, с которой у него отсутствуют трудовые отношения.
«Некомандировочные» командировочные расходы
Если в договоре аутсорсинга указано, что заказчик обязуется нести все расходы, связанные с оказанием персоналом услуг, то учет для целей налогообложения прибыли расходов на командировки таких сотрудников обоснован. К такому выводу приходят суды (постановление ФАС Московского округа от 21.09.2009 № КА-А40/9252-09).
- Чеки (счета) на снятие жилья, занесенные в форму 3-Г (квитанция за гостиницу);
- Проездные билеты к каждой поездке, предпринимаемой работником во время командировки;
- Кассовые чеки по расчетам за продукты питания;
- Фискальные чеки с АЗС;
- Кассовые чеки на покупку необходимых товаров.
Какие отчетные документы командировочных должен предоставить работник
Не так давно пакет служебной документации на поездку комплектовался на основании служебного задания, командировочного удостоверения и отчета о проделанной работе. Затем его усовершенствовали и расширили.
В каких случаях возникает необходимость оформлять отчетные документы для командировочных
- Транспортные (проезд до пункта назначения в оба конца);
- На проживание (расчет за гостиницу или аренду жилья);
- Суточные затраты;
- Оформление паспортов, выдачи виз и аналогичных документов;
- Аэродромные и консульские сборы, налог за въезд, транзит, проход и прочие пошлины.
Поскольку минимальный срок командировки законодательством не установлен, то работодатель имеет право отправить сотрудника в иной населённый пункт на один день. При подтверждении связи с хозяйственной деятельностью такая поездка признаётся командировкой с оплатой проезда.
Предприятие внутренним распорядительным документом имеет право нормировать размер суточных, как в сторону уменьшения, так и в сторону увеличения. Конкретная сумма фиксируется в трудовом договоре с работником и может быть дифференцированной среди сотрудников.
Командировка с превышением суточных
После проверки отчёта бухгалтером и утверждения руководителем перерасход денежных средств возвращается в кассу предприятия, задолженность выплачивается работнику. Если переходящая командировка, в каком месяце начислять расходы и отражать в учёте, свидетельствует дата утверждения отчёта, формирующая бухгалтерские проводки.
166 статья Трудового кодекса РФ (ТК РФ)дает определение, что же означает служебная командировка – это рабочая поездка сотрудника в определенную местность или конкретный населенный пункт на основании письменного распоряжения нанимателя на определенный срок в связи с необходимостью выполнения некоего служебного задания.
Понятие
При направлении в командировку главного должностного лица организации применяются те же правовые нормы, что и при откомандировании других сотрудников. Таким образом, директору также необходимо выдать служебное удостоверение и аванс. При необходимости издается приказ и выписывается соответствующее служебное задание.
Компенсация расходов подрядчику
Транспортные расходы включают в себя стоимость проезда любым видом транспорта (кроме такси) к месту назначения, стоимость страховки, цену предварительного бронирования, а также цену постельных принадлежностей, если это необходимо.
До недавнего времени во всех разъяснениях Минфин РФ и налоговые органы давали однозначный ответ, что с сумм суточных, превышающих нормы, установленные Постановлением, следует удерживать налог на доходы физических лиц (НДФЛ). Однако Высший Арбитражный Суд РФ своим решением от 26 января 2005 г . № 16141/04 «„О признании недействующим письма МНС РФ от 17 февраля 2004 года № 04-2-06/127 „О налогообложении компенсационных выплат по возмещению расходов, связанных со служебными командировками“« признал такую позицию неправомерной. По мнению ВАС РФ, законодательством о налогах и сборах ни нормы суточных, ни порядок их установления применительно к налогу на доходы физических лиц не определены; общий порядок установления таких норм, и ограничения их размера предусмотрены только трудовым законодательством. При этом порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. Размеры этого возмещения не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ (постановлением Правительства РФ от 2 октября 2002 № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета“) для организаций, финансируемых из федерального бюджета (100 рублей в сутки). Следовательно, для организаций, не финансируемых из федерального бюджета, нормы суточных устанавливаются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. Установленный минимальный размер суточных не может быть признан нормой суточных, применяемой в целях налогообложения дохода физических лиц. При превышении указанного размера суточных с работника не могут взиматься денежные средства в виде налога на доходы физических лиц, если суточные выплачиваются в пределах норм, установленных коллективным договором или локальным нормативным актом.
11.11. КОМПЕНСАЦИЯ РАСХОДОВ НА ПРИОБРЕТЕНИЕ ИЛИ СТРОИТЕЛЬСТВО ЖИЛЬЯ Начиная с 1 января 2009 г. организациям предоставлено право компенсировать своим сотрудникам расходы по уплате процентов по кредитам и займам, направленным на приобретение или строительство жилья. Это
2.6. Виды цен в зависимости от характера возмещения транспортных расходов
Расходы, связанные с проживанием в месте пребывания в командировке, компенсируются выплатой суточных за все календарные дни командировки, в том числе дни приезда и отъезда, дни нахождения в пути, включая время вынужденной остановки в пути. Размер выплаты суточных определяется коллективным договором или иным локальным нормативным актом, например, трудовым договором.
В командировку можно направить только штатных сотрудников, то есть тех, с которыми заключены трудовые договоры. При этом не имеет значения, где трудится работник: в офисе или на дому. Служебные поездки внештатников не являются командировками, и расходы по ним принимаются в совершенно ином порядке.
Командировочные расходы на предприятии
Исключение — ситуация, когда затраты на питание включены в стоимость проживания. Но если стоимость питания в чеке выделена отдельной строкой, то эти расходы нельзя включить в состав затрат по налогу на прибыль (Письмо Минфина России от 20.05.2022 № 03-03-06/2/28976).
Учет командировочных расходов на других режимах налогообложения
Возмещению подлежат расходы на проживание в гостинице, частном секторе или в арендованной квартире. А вот порядок принятия к учету таких затрат зависит от наличия у сотрудника первичных документов, подтверждающих факт съема жилья.