Проекты договоров.
Заключения по представленным договорам
Визирование протокола разногласий или составление протокола согласования разногласий.
Претензии и иски по взысканию дебиторской задолженности.
Претензии и иски.
Заключения о невозможности судебного взыскания, иски, претензии
получает от отдела материально-технического снабжения:
Служебные на составление проектов договоров исходящих от предприятия.
Проекты договоров полученных предприятием.
Договоры с протоколами разногласий.
Сведения о дебиторах.
Сведения о нарушении условий договоров.
Документы о недостачах и дефектной продукции (претензии покупателей, акты приемки и т.д.)
передает от отдела материально-технического снабжения:
5 Права
Акты (служебные, заключения) о несоответствиях продукции и материалов. Справки, объяснительные записки.
Претензии по качеству продукции, поступившие от потребителей.
Проекты ответа на претензию по качеству продукции
Документация системы менеджмента качества предприятия.
передает в отдел технического контроля:
Если вы начинаете руководить только что сформированным юридическим отделом, вы юрист компании в единственном числе, индивидуальный предприниматель или директор (собственник) компании и хотите понимать, как строится работа в юридической службе, то моя статья наверняка окажется вам полезной.
Порядок в документации — залог успеха
- детально описывать каждую стадию: создание, согласование, подписание, хранение договоров;
- устанавливать ответственность в случае нарушения порядка;
- содержать типовые формы договоров, разработанных для вашей компании.
Локальные акты
5. Положение об архиве систематизирует виды и порядок хранения юридически-значимых документов. Это также немаловажно закрепить на бумаге. Часто бывает, что сотрудники не знают нормы хранения и избавляются от документов уже после истечения срока исковой давности по общему правилу гражданского кодекса.
Важно сформировать правильное отношение к себе со стороны сотрудников — как к уверенному в себе, компетентному и справедливому руководителю. Основой для такого отношения выступает успешность реализации общих проектов юридического отдела. При этом, конечно, я поддерживаю и развиваю корпоративную культуру — например, мы вместе с моим отделом участвуем в благотворительных забегах, посещаем мастер-классы, собираемся в ресторане для обсуждения общих вопросов.
Обучение является приоритетом особенно в международных компаниях, придерживающихся единых правил на территориях всех стран присутствия. При этом применяются совершенно различные способы развития, как с точки зрения масштабов, так и затрат — обучение внутри компании, в специализированных внешних организациях, организация внешних специализированных столов и конференций, преподавание в университетах.
Совет № 2. Постоянное развитие коллектива
- юридическая поддержка отдела разработки, производства, строительства, закупок и логистики;
- юридическая поддержка отдела продаж, маркетинга, связей с общественностью, взаимодействия с государственными органами, корпоративных и административных вопросов, управления персоналом;
- претензионная и судебная работа, антимонопольное регулирование.
Юридический отдел ведет учет возражений, поступающих от контрагентов, и документации, связанной с ними, по единой журнальной форме. В обязанности подразделения входит подготовка претензий и подтверждений к ним в количестве, необходимом для передачи партнерам, в арбитраж и оставления в деле. Юридический отдел направляет уведомления контрагентам по фактам невыполнения либо ненадлежащего исполнения ими своих обязательств. Подразделение контролирует соблюдение требований, которые указаны в претензиях (в случае положительных ответов на них). Проверка осуществляется на основании информации, предоставляемой другими отделами. Служащие правового подразделения подготавливают и предоставляют руководителю предприятия предложения, касающиеся досудебного урегулирования конфликтов, а также предъявления исковых требований в суд. При поступлении претензий от контрагентов юридический отдел осуществляет их рассмотрение. В ходе него проверяются:
Претензионная работа
После рассмотрения составляются проекты ответов на претензии, которые согласовываются с заинтересованными подразделениями предприятия. Руководителю фирмы представляются предложения по полному либо частичному удовлетворению поступивших претензий.
Общие задачи
Юридическое подразделение контактирует с отделом сбыта по вопросам согласования условий договоров на реализацию продукции. В рамках взаимодействия предоставляются сведения о нарушениях контрагентами своих обязательств, несоблюдении ими сроков поставки и оплаты продукции, предложения о корректировке соглашений в соответствии со спецификой отдельных партнеров предприятия. Кроме этого, ведется работа с отделом по материально-техническому снабжению. В рамках деятельности изучаются материалы и выполняются расчеты для направления исков и претензий к поставщикам, нарушившим обязательства по договорам, составляются протоколы разногласий.
Здесь может помочь принцип Эстоппель, который подразумевает запрет на непоследовательное поведение. То есть нельзя поступать в противоречии со своими предыдущими поступками и высказываниями. В ГК его нет, но он активно применяется судами в экстренных ситуациях (потеря накладной, ее подписание лицом без полномочий). Например, кладовщик принял по доверенности партию товара, покупатель ее оплатил. Но во второй раз у него доверенности не было, между тем, партию он принял. А покупатель оказывается платить за доставленный товар, мотивируя это отсутствием разрешительных документов у кладовщика. Но на вторую партию доставки правовые нормы начинают действовать по принципу «из обстановки». То есть, если в первый раз оплаченный товар был доставлен, принят этим человеком и все было в порядке, то противоположное поведение компании может быть оспорено. Алексей Голощапов, кандидат юридических наук, преподаватель Русской Школы Управления
Роль юриста — контролировать законность всех действий, решений, договоров, отчисления налогов. Обратная сторона процесса — когда обычный юрист говорит в ответ на поставленную клиентом/доверителем/работодателем задачу: «Это невозможно в соответствии с такими-то законами».
Как организовать работу юридической службы
Юрист должен управлять правовыми рисками. Это обязательное условие управления и организации работы юридической службы. И начать руководитель должен с себя. Тем более, этот навык сейчас выводится на законодательный уровень: с 2022 года в законе об акционерных обществах вступает в силу новая норма, обязывающая иметь службу внутреннего аудита в публичных АО. Эта служба будет заниматься правовыми рисками. Безусловно, есть контрагенты, у которых уже сложилась репутация и с ними работать проще. Но при контрактах на большие суммы лучше заранее предположить худшее, чтобы избежать неприятностей.
Настоящая часть статьи не претендует на полноценный и универсальный охват таких сложных управленческих вопросов, как вознаграждение и стимулирование персонала. У каждого руководителя свой рецепт, который формируется в зависимости от типа бизнеса, наличия ресурсов, внутренней культуры организации, персонального опыта и убеждений.
Наконец, на независимость и эффективность юридического отдела влияет его внутренняя организация. Наш опыт подсказывает, что внутренняя структура отдела должна соотноситься со структурой бизнеса, что способствует установлению стабильности и развитию преемственности в отношениях с соответствующими направлениями бизнеса. В связи с этим глава юридического отдела должен ставить перед своими сотрудниками задачи по сопровождению бизнеса (и в дальнейшем оценивать их выполнение) только на основании консультаций с руководителем того или иного направления бизнеса.
Кому должен подчиняться юридический отдел и как обеспечить его независимость?
Здесь можно пойти дальше и рассмотреть вопросы так называемого двойного подчинения, когда юристы, обслуживающие конкретное направление деятельности компании, выполняя задачи, определяемые для них руководителем этого направления, функционально продолжают подчиняться главе юридического отдела, который, в конечном счете, оценивает проделанную работу. Двойное подчинение удобно для внутренних клиентов, а иногда просто необходимо, в частности, если сотрудники, занимающиеся разработкой какого-либо направления, сидят в другом офисе. Однако нельзя допускать существования нескольких юридических служб в одном бизнесе, даже когда он охватывает разные страны и юрисдикции.
Все вместе это облегчает работу всех коммерческих структур компании, которые смогут заказать в таком централизованном департаменте любой набор юридических услуг по проекту (функция «одного окна»), не тратя время на поиск нужного юриста по конкретному вопросу. При этом сотрудники компании могут быть уверены, что получат полный юридический анализ возникшего вопроса.
Корпоративные юристы как альтернатива внешним консультантам
Децентрализованная модель предполагает разделение юридического персонала по операционным процессам — когда юристы подчиняются руководителям соответствующих бизнес-подразделений, возможно, даже работают в разных городах, а связь с юрдепартаментом головного офиса у них не столь высока.
Три модели построения юридического департамента
Одним из самых значимых является вопрос о том, кому подчиняется глава юридического департамента. По существу, ответ на него определяет роль, которую юридическое подразделение играет в компании: в какой степени глава юридического департамента обладает возможностью влиять на принимаемые управленческие решения? В этом плане благоприятна тенденция, которая показывает: все чаще в компаниях глава юрдепа подчиняется только высшим органам управления предприятием (генеральному директору, совету директоров, собственникам). Так, по данным PwC Legal, в 2022 г. 67% опрошенных руководителей юридических департаментов российских компаний одновременно занимали должность заместителя генерального директора (в 2022-м — 60%).
Конечно же, структура юридического департамента будет зависеть от целей, которые ставятся перед ним, структуры и вида деятельности самого холдинга, а также бюджета Общества и прочих факторов. Тем не менее, можно вывести примерную, базовую структуру, от которой можно отталкиваться при планировании структуры собственного департамента.
Какие цели ставятся перед юридически департаментом?
Цель преумножения стоимости активов становится все более актуальной в последнее время. Но ее реализация в большей степени зависит от роли руководителя юридического департамента в компании, т.е. от того, какое место занимает юридический департамент в структуре самого холдинга. Более того, можно говорить о том, что чем больше полномочий у руководителя юридического департамента, тем большее влияние он может оказать на преумножение стоимости активов Общества. Это может проявляться как в виде подчинения руководителя юридического департамента непосредственно Генеральному директору, так и в виде нахождения его в составе совета директоров общества с правом вето на решения Генерального директора.
Кому непосредственно подчиняются юристы бизнес-единиц в холдинге?
Если выбирается вариант с полным сопровождением своей деятельности бизнес-единицей самостоятельно, то необходимость coдержать большой штат в головной компании отпадает, но возрастает необходимость в укомплектованном штате каждой бизнес-единицы, и наоборот.
«Важно формировать четкую картину ожидания заказчика и объяснить, что мы живем в правовой реальности, у которой есть ограничения и где не все возможно. Тогда люди не будут жить «в розовых очках», думая, что все возможно, а юрист спасет от всех рисков. Формировать ожидания по любой конкретной задаче необходимо на ранней стадии», – объясняет Алексей Никифоров.
«Мы исходим из того, что у юриста все-таки поддерживающая функция, это сервис для бизнеса. Поэтому один из KPI, который мы ставим, – это удовлетворенность правовой поддержкой. Выясняется это опросным путем. Мы исходим также из того, что у специалиста те же самые цели, что и у корпорации. Для этого у него должна быть единая мотивация с другими сотрудниками. Мы называем это «лодочный коэффициент», – рассказывает Андрей Попов.
Структура юридической службы
Однако не все придерживаются принципа «одного окна». Так, по словам вице-президента, начальника юридического департамента АО «Газпромбанк» Татьяны Кузьминой, в этой системе есть свои недочеты: например, заявка может потеряться. По этой причине заказчик должен «знать в лицо» того юриста, на которого возложена поставленная задача.
Все вместе это облегчает работу всех коммерческих структур компании, которые смогут заказать в таком централизованном департаменте любой набор юридических услуг по проекту (функция «одного окна»), не тратя время на поиск нужного юриста по конкретному вопросу. При этом сотрудники компании могут быть уверены, что получат полный юридический анализ возникшего вопроса.
Корпоративные юристы как альтернатива внешним консультантам
Современный этап развития российского бизнеса предполагает высокую проектную составляющую — компании растут (или удерживают свои позиции) во многом не вследствие технологического совершенствования, а за счет качественных проектных скачков. Корпоративные юристы, безусловно, не могут игнорировать эти процессы, продолжая заниматься исключительно визированием договоров, выдачей доверенностей и консультируя время от времени бизнес-подразделения по текущим вопросам. Новые задачи — всестороннее правовое сопровождение деятельности компании и превентивная защита от рисков негативных последствий принимаемых менеджментом решений — требуют и грамотного подхода при выстраивании структуры юридического департамента, и интеграции его в бизнес-процессы. О различных аспектах и нюансах построения юридического департамента в компании рассказала Ольга Сафонова, к.ю.н., директор юридического департамента компании «Сименс» (Казахстан) в видеолекции LF Академии (полная видеозапись лекции доступна на сайте www.LFAcademy.ru).
Место юрдепа в корпоративной структуре бизнеса
В целом, говоря о юридических департаментах, сложно сказать, какая сфера деятельности компании может обойтись без юридического сопровождения. Есть юрдепы, которые занимаются налоговыми, таможенными вопросами, иногда кадрами, безопасностью, в том числе информационной, управлением имуществом. Под присмотром юристов оказываются вопросы прогнозирования и своевременного информирования об изменениях в законодательстве.