В настоящее время выплата работникам бюджетных учреждений компенсации за использование ими личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок производится в соответствии с предельными нормами, установленными приказом Минфина России от 04.02.2000 N 16н (далее — Приказ N 16н). Следовательно, в бюджетной смете учреждения компенсация за использование работником личного транспортного средства может быть запланирована в размерах, не превышающих установленные Приказом N 16н предельные нормы.
Выплата компенсации за использование личного транспорта сотрудников
В соответствии с Указаниями N 145н расходы бюджетов бюджетной системы РФ по оплате арендной платы в соответствии с заключенными договорами аренды транспортных средств для государственных (муниципальных) нужд относятся на подстатью 224 «Арендная плата за пользование имуществом». При этом расходы на эксплуатацию транспортного средства относятся на соответствующие статьи, подстатьи КОСГУ в зависимости от их экономического содержания (225, 226, 340).
Договор аренды транспортного средства
- Бюджетный кодекс РФ: Федеральный закон от 31.07.1998 N 145-ФЗ.
- Гражданский кодекс РФ (часть вторая): Федеральный закон от 26.01.1996 N 14-ФЗ.
- Налоговый кодекс РФ (часть вторая): Федеральный закон от 05.08.2000 N 117-ФЗ.
- Приказ Минфина России от 04.02.2000 N 16н.
- Письмо Минфина России от 20.10.2003 N 14-04-12/5.
- Письмо Минфина России от 26.05.2009 N 03-03-07/13.
- Письмо Минфина России от 21.07.2009 N 02-05-10/2931.
- Трудовой кодекс РФ: Федеральный закон от 30.12.2001 N 197-ФЗ.
Вопрос: Компенсация за ГСМ сотруднику при использовании личного транспорта не укладывается у работодателя в “прибыльные” нормы, а потому компании это не выгодно. Как по-иному оформить такие отношения с работником?
Также на работу в ООО “Везём груз” взяли в качестве личного водителя директора Ивана Травина, владеющего легковым автомобилем с объемом двигателя 2100 куб.м. Ему работодатель готов возмещать 2500 рублей в месяц за эксплуатацию его Тойоты.
Документальное оформление компенсации за ГСМ сотруднику при использовании личного автомобиля
Чтобы обосновать размер сумм, на которые будет уменьшена налогооблагаемая база, во избежание конфликтов с контролирующими органами, следует привести хотя бы элементарную методику исчисления суммы компенсации и прописать ее в соглашении об использовании личного автомобиля сотрудника. К примеру, можно сделать следующее:
- Руководитель согласовал факт использования личного транспорта.
- Расходы по эксплуатации автосредства в рабочих целях подтверждены надлежащими документами (путевые листы, чеки с заправочных станций и проч.).
- Возмещение издержек может получить только штатный работник предприятия.
Возмещение затрат производится в отношении любого сотрудника предприятия, использующего личное авто с целью исполнения своих служебных обязанностей. Учет расходов осуществляется в разрезе должности, трудовой деятельности конкретного работника. В бухучете издержки на горюче-смазочные материалы относятся к общехозяйственным либо коммерческим расходам.
Бухгалтерский учет и проводки
Компенсация ГСМ — это возмещение затрат, которые возникли у работника из-за использования личного транспорта в служебных целях. Рассказываем, как оформляются и возмещаются сотруднику расходы на горюче-смазочные материалы.
Расходы, связанные с использованием личного транспорта в служебных целях (на приобретение горюче-смазочных материалов, на техническое обслуживание и текущий ремонт), возмещаются в размерах согласно документам, подтверждающим такие расходы (путевым листам, чекам АЗС и т. п.).».
Основание для выплаты компенсации
При этом размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием упомянутого имущества для целей трудовой деятельности. То есть организация должна располагать копиями документов, как подтверждающих право собственности работника на используемое имущество, так и подтверждающих расходы, понесенные им при использовании данного имущества в рабочих целях.
Налогообложение и страховые взносы
С согласия работодателя и в его интересах я, главный бухгалтер Смирнова Н. Н., использую принадлежащий мне на праве собственности автомобиль марки Chevrolet NIVA (государственный номер А 123 АК 172, свидетельство о регистрации 72 АЕ 123456).
ТК РФ не дает более подробное определение, что такое оплата ГСМ. Но из других нормативных актов следует, что при использовании личного транспорта работник вправе получать отдельно возмещение расходов за приобретенное топливо и смазки, и отдельно — суммы (издержки) за использование собственного транспортного средства.
О чем идет речь
На основании ст. 188 Трудового кодекса Российской Федерации, прошу выплатить компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях за период с 02.03.2022 по 31.03.2022 в размере 5000 (пяти тысяч) рублей и возместить расходы, понесенные в связи с эксплуатацией личного автомобиля в служебных целях, в виде расходов на покупку ГСМ в размере 10 000 (десяти тысяч) рублей.
Образец допсоглашения
- Документы, подтверждающие размер понесенных расходов.
- Документы, подтверждающие использование автомобиля в служебных целях, в том числе путевые листы.
- Копии правоустанавливающих документов на автомобиль, ПТС.