Итак, прием-передачу дел руководителю компании следует оформить приказом (распоряжением). Примерную форму приказа можно составить по аналогии с приказом о проведении инвентаризации, приведенном ниже. В приказе обязательно следует указать Ф.И.О. лица, принимающего дела (нового главного бухгалтера), лица, передающего дела (прежний главный бухгалтер), и иных лиц, участвующих в передаче дел (руководителя, аудитора секретаря). Также необходимо установить сроки приема-передачи и обратить внимание, не установлены ли эти сроки отдельным документом.
Форма такого акта не установлена, поэтому его можно составить в произвольной форме. В акте необходимо указать наименование, дату и другие реквизиты передаваемых документов. Передаваемые документы для удобства лучше сшить, листы пронумеровать, на передней обложке дела указать количество страниц, проставить дату передачи документов. Так будет проще вести учет переданных дел, да и хранить документы в систематизированном виде удобнее, это позволит получить оперативный доступ к интересующему документу, например, при проверке.
Скачать образец приказа о проведении инвентаризации
Более того, в случае возникновения разногласий в отношении ведения бухгалтерского учета между руководителем экономического субъекта и главным бухгалтером, данные, содержащиеся в первичном учетном документе, принимаются (не принимаются) главным бухгалтером к регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета по письменному распоряжению руководителя экономического субъекта. В этом случае руководитель единолично несет ответственность за созданную в результате этого информацию (п. 8 ст. 7 Закона № 402-ФЗ). В аналогичном порядке следует действовать и в случае возникновения разногласий в отношении объекта бухгалтерского учета.
На онлайн-форумах нередко встречается вопрос, который задает главный бухгалтер: она уходит в декрет и не знает, когда сообщить об этом начальству. Ответить однозначно нельзя, так как законом предупреждение в определенный срок не оговорено. Уходящей сотруднице стоит учесть, что быстро замену подобрать сложно, нового человека понадобится ввести в курс дела, передать документацию. Если не сделать все разумно, потом ей же самой придется решать массу проблем. Многие советуют сообщать руководству о приближающемся декрете примерно на четвертом месяце беременности — с планами женщина уже определилась, времени подобрать замену еще достаточно.
Если единственный главный бухгалтер уходит в декрет…
Обратите внимание: директор может передать исполняющему обязанности главбуха право подписи только документов определенной категории, например, счетов-фактур. При этом права подписывать другие документы у временного сотрудника не будет.
Кто может подписывать документы вместо главбуха, пока он в декретном отпуске?
Пустить ситуацию на самотек не получится: директор компании несет персональную ответственность за ведение бухучета, сдачу отчетности и своевременную уплату налогов. Если руководитель компетентен в бухгалтерской сфере, он может приказом возложить обязанности главбуха на себя.