Увольняясь, работник обязан получить на руки выписку из личной карточки выдачи СИЗ, а затем по списку сдать спецодежду ответственному лицу: работнику склада либо иному сотруднику с аналогичными контрольными функциями. В справке-выписке целесообразно указывать не только количество единиц спецодежды, но и ее остаточную стоимость, даже если она имеет нулевое значение.
Всегда ли нужно возвращать спецодежду?
Принимающий сотрудник оценивает состояние спецодежды. Если она получена недавно, но видны следы подмены, порчи либо степень износа не соответствует срокам эксплуатации, целесообразно создать компетентную комиссию для оценки состояния СИЗ.
Порядок возврата спецодежды при увольнении
Если спецодежда имеет нормальный внешний вид, соответствующий сроку износа, она сдается на склад, а затем выдается повторно, после химической чистки. При принятии таких ТМЦ в документах кладовщик делает запись о сроках эксплуатации, например: «комбинезон защитный, срок эксплуатации 5 месяцев». Ответственное лицо после сдачи подписывает работнику обходной лист, в котором делает соответствующую пометку.
Законодательством не предусмотрен типовой документ для оформления выдачи форменной одежды в собственность сотрудников. Поэтому организация может разработать его самостоятельно с учетом требований пункта 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Например, такой документ можно составить в форме акта.
Если срок полезного использования форменной одежды не превышает 12 месяцев, учтите ее в составе материалов и отражайте на счете 10 субсчет «Форменная одежда». Аналогичным образом учитывают форменную одежду со сроком полезного использования более 12 месяцев, если ее стоимость не превышает 40 000 руб. (п. 5 ПБУ 6/01).
Бухучет: выдача в пользование
- перечень должностей, для которых ношение форменной одежды обязательно;
- нормы выдачи форменной одежды;
- срок носки, по истечении которого сотруднику выдается новый комплект форменной одежды;
- порядок выдачи и возврата форменной одежды.
Порядок выдачи формы лучше прописать во внутреннем документе, например, в положении о форменной (специальной) одежде, где указан порядок использования одежды, должности сотрудников, которым она выдается, элементы одежды, порядок выдачи и возврата, срок ношения и т. п. Поскольку норм на выдачу униформы нет, предпринимателю стоит самостоятельно их разработать и утвердить своим приказом. В контрактах с работниками стоит оговорить обязанность коммерсанта обеспечивать их одеждой для осуществления трудовых обязанностей.
Налог на доходы не начисляется, если выдача формы предусмотрена законом (п. 3 ст. 217 НК РФ). То же касается ЕСН. Соцналог уплачивается с выплат по трудовым и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ (п. 1 ст. 236 НК РФ). Здесь выдача является обязанностью коммерсанта обеспечить сотрудников средствами, необходимыми для исполнения ими своих обязанностей (письмо Минфина России от 7 июня 2006 г . № 03-03-04/1/502). Когда одежда выдается по инициативе бизнесмена, уплата ЕСН зависит от того, учитываются ли затраты на ее покупку. Если нет, например, в трудовых договорах не оговаривается выдача униформы, тогда соцналог и пенсионные взносы не начисляются (п. 3 ст. 236 НК РФ).
Условия для расходов
Расходы на спецодежду входят в материальные затраты (подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ) либо учитываются как амортизируемое имущество. Обычно стоимость не превышает 10 тыс. рублей, и срок полезного использования такой одежды – менее 12 месяцев, поэтому в большинстве случаев это будет материальный расход. В противном случае, она будет считаться амортизируемым имуществом. В Классификации основных средств (утверждены постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 г . № 1) ее нет, поэтому коммерсант самостоятельно определит срок ее полезного использования, в течение которого будет списывать ее цену.
Сдача работниками спецодежды в стирку, дезинфекцию, ремонт, а также сдача зимней (теплой) специальной одежды с наступлением летнего (теплого) времени для организованного хранения оформляется в ведомости. В ней материально ответственное лицо, принимающее одежду, ставит свою подпись. Возврат работникам специальной одежды после стирки, дезинфекции, ремонта и хранения производится по тем же ведомостям, в которых была оформлена приемка, под расписку работника в предусмотренной для этого графе (п. 66 Указаний).
Бухгалтерский учет
Обратите внимание: при увольнении работника и передаче новому работнику форменной одежды, стоимость которой единовременно была списана в расходы, никаких корректировок делать не нужно. В письме УФНС России по г. Москве от 05.07.2007 № 20-12/064121 налоговики указали, что затраты организации на приобретение форменной одежды, выдаваемой работникам бесплатно, в соответствии с положениями главы 25 НК РФ учитываются при исчислении налогооблагаемой прибыли. Соответственно, данное положение действует и в случае возврата данной форменной одежды при увольнении работника и ее последующей передачи вновь принятому работнику. При этом в соответствии с п. 5 ст. 252 НК РФ суммы, отраженные в составе расходов налогоплательщиков в целях главы 25 НК РФ, не подлежат повторному включению в состав их расходов.
Форменная одежда
Форменная одежда используется не для защиты работника от вредных и опасных производственных факторов и загрязнений, а с целью доведения до сведения потребителей наглядной информации о принадлежности работника к конкретной организации (письмо Минфина России от 02.04.2009 № 03-03-06/1/207).
- перечень должностей, для которых ношение форменной одежды обязательно;
- нормы выдачи форменной одежды;
- срок носки, по истечении которого сотруднику выдается новый комплект форменной одежды;
- порядок выдачи и возврата форменной одежды.
Кто обязан носить форму
Организация может предоставить форменную одежду в пользование. В этом случае право собственности на форменную одежду сохраняется за организацией, а сотрудники могут носить ее только в течение рабочего времени. С сотрудниками, которым выдается форменная одежда, следует заключить договоры о материальной ответственности. При увольнении сотрудник обязан вернуть форменную одежду организации.
Порядок выдачи
Поскольку в момент выдачи форменной одежды ее стоимость переносится на затраты, организуйте контроль за ее дальнейшим использованием. Например, можно вести ведомость учета форменной одежды в эксплуатации или открыть забалансовый счет «Форменная одежда, переданная в эксплуатацию».